テレワークをしていると必須となるオンライン会議ツール。Microsoft社のSkypeやZoomなど多々ある中で、Google社の提供するGoogle Meetを使ったことはありますか?

Google Meetは、無料のGmailアカウントや有料で企業向けのGoogle Workspaceのアカウントを持っている人が誰でも利用できるツールなのですが、「まだ使ったことがない」という方も多いよう。

実は、GmailやGoogleカレンダー、Google Chatといった他のGoogleのツールとも相性がよく、Googleアカウントを使っている人には、ぜひ使っていただきたい機能です。また、「Googleアカウントを持っていれば」を書きましたが、実は招待される側は、Googleアカウントがなくても会議への参加は可能なんです!

いままで使ったことがなかったという方も、知れば納得!の便利なGoogle Meetの使い方を徹底解説いたします。この記事では、会議の設定方法〜会議相手の招待方法、会議への参加方法までをお伝えします。

Google Meetで会議を設定しよう

Meetで会議を設定するのには、いくつかの方法があります。

  1. カレンダーで会議予定を作成する
  2. Google Meetで会議を作成する

1. カレンダーで会議予定を作成する

Googleユーザーに最も利用されている方法は、このカレンダーから会議予定を作成する方法ではないでしょうか。あらかじめ決められた会議の際は、カレンダーで作成するのが、予定の記入漏れも防げて便利です。

⑴ Googleアカウントにログインし、Googleカレンダーを開きます

⑵ 会議を設定したい任意の時間を選択し、予定を作成します

⑶ タイトルなど必要情報を入力した上で、[Google Meetのビデオ会議を追加] をクリックし、保存します

2. Google Meetで会議を作成する

突発的に決まった会議の予定や、部署内の打ち合わせなど固定のメンバーとの会議には、Google Meetの画面から会議を作成するのもおすすめです。一度発行したMeetの会議URLは繰り返し利用可能なので、「これから打ち合わせ可能ですか?」「ではいつものURLで!」というやりとりで済みます。

⑴ Googleアカウントにログインし、Google Meetの画面を開きます

⑵  [新しい会議を設定]をクリックします

⑶ 場合に応じて、[会議を今すぐ開始]もしくは [次回以降の会議を作成]を選択します

[会議を今すぐ開始]を選択した場合、すぐにMeetの画面が立ち上がります
[次回以降の会議を作成]を選択した場合、MeetのURLが発行されます

Google Meetの会議に相手を招待しよう

前章で見たように、いずれかの方法でGoogle Meetの会議を設定したら、相手を会議に招待しましょう。招待にも、2つの方法があります。

  1. カレンダーの予定から招待する
  2. 会議のURLを共有する

1. カレンダーの予定から招待する

カレンダーで会議予定を作成し、会議相手がGoogleアカウントを持っている場合は、カレンダー上で相手を招待するのが便利です。カレンダーから招待を送ると、相手のGoogleカレンダー上にも予定が作成され、会議への参加が容易になります。

⑴ カレンダーで会議予定を作成したあと(作成時)、予定の作成画面にて[ゲストを追加]をクリックし、会議相手のメールアドレスを入力し、[Enter]をクリックします

※以前にGmailでやりとりをしたことがあったり、同じ組織内のメールアドレスの場合、候補が表示される場合があります

⑵ ゲストが追加できたことを確認し、[保存]をクリックすると、ゲストに招待メールを送るかどうかを聞かれるので、任意のものを選択します

※会議相手に知らせるため、基本的には、招待メールを送られることをおすすめします
※会議相手がGoogleアカウントではない場合、または組織外のユーザーである場合、招待自体は可能ですが、相手のカレンダーに予定が表示されるかどうかは設定により異なります

2. 会議URLを共有する

会議相手がGoogleアカウントを持っていない場合や、社外のユーザーの場合などに万能なのが、会議URLを共有する方法です。カレンダーで会議予定を作成した場合でも、この方法も利用可能です。

⑴ 会議URLを確認し、コピーする

 【カレンダーで会議予定を作成した場合】
 Googleカレンダーで会議を設定した予定をクリックし、[会議のリンクをクリップボードにコピー]のボタンをクリックして、URLをコピーします

 【Google Meetで会議作成した場合】
 画面に表示されるURLをコピーします

⑵ コピーした会議URLを、メールやチャット等で会議相手へ共有します

Google Meetの会議に参加しよう

会議の設定、招待ができたら、いよいよ会議に参加(開始)しましょう!
会議への参加方法も、2通りあります。

  1. カレンダーの予定から参加する
  2. 会議URLから参加する

1. カレンダーの予定から参加する(招待した側、された側)

⑴  Googleアカウントにログインし、Googleカレンダーを開きます

⑵ 参加したい会議予定をクリックし、[Google Meetに参加する]ボタンをクリックします

⑶ Google Meetの画面が立ち上がるので、[今すぐ参加]をクリックして、会議に参加します

2. 会議URLから参加する(招待した側、された側)

⑴ メールやチャットなどで共有した(共有された)会議URLを確認し、アクセスします

⑵ Google Meetの画面が立ち上がるので、[今すぐ参加]をクリックして、会議に参加します

※URL共有で招待された場合、Google Meetの画面にて[今すぐ参加]ではなく、(名前を入力してください)[参加をリクエスト]というボタンが表示される場合があります。その場合は、(任意の名前を入力の上)ボタンをクリックし、会議のホストにより参加が承認されると、会議に参加できます

使わなきゃもったいない、早速Google Meetを始めよう

いかがでしたか?今回は、Google Meetの会議の設定方法から、招待、参加方法までをお伝えしました。Googleアカウントを持っていない人がGoogle Meetに参加できることを知らない人は以外と多いのですが、使わないともったいない!

Googleアカウントユーザーは、社内社外問わず、ぜひGoogle Meetを利用してみてください。

別の記事では、Google Meetの会議中の操作方法などを詳しくお伝えします!