テレワークをしていて仕事場所が複数ある場合、名刺管理はどうされていますか?

うっかりデータ化を忘れてしまうと「あれ、こないだもらった名刺、自宅に置いて来てしまった…どうしよう…」なんてことも。

昨今は、名刺管理のアプリもさまざまありますが、実はおすすめなのが、Google Keep(グーグルキープ)を利用する方法。Google Keepはメモ帳アプリですが、スマホからPCへの画像の読み込みが楽だったり、Googleドキュメントと連携ができるようになっていたりと、名刺管理に活用すべき利点がいくつもあります。

そこで今回は、Googleのアカウントをお持ちのユーザーであれば誰でも利用ができる、Google Keepでの簡単名刺管理術をお伝えします。

Google Keepで名刺を登録する方法

早速、Google Keepでの名刺登録方法をご紹介します。もしまだGoogle Keepのアプリをお持ちでない方は、こちらからダウンロードが可能です。

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  1. Google Keepのアプリをスマホで開きます。
  1. 画面下の写真ボタンをタップし、「写真を撮る」をタップします。
  1. カメラが起動するので、名刺を撮影し「写真を使用」をクリックすると、Keepに新しいメモが作成されます。

実はこの状態でも、OCR機能で名刺データが検索できるのですが、今回はもうひとステップ。

  1. 画像の読み込みが完了したら、画像をタップして編集画面を開きます。
  1. 画像の右上の鉛筆マークの右隣にある設定ボタンをクリックし、出てきたメニューから「画像のテキストを抽出」をクリックします。

※「画像のテキストを抽出」ボタンが出てこない場合は、反映待ちの状態です。少しだけ時間をおいて同じ画面にアクセスすると、ボタンが確認できると思います。

  1. すると、画像から文字を読み取って、テキストで表示されました。

精度は100%とはいかないものの、問題なく利用できるレベル。多少の誤字などは修正すれば、完了です!

Google Keepの名刺管理の活用方法

早速Google Keepに名刺が登録できましたが、何がそんなに便利なのでしょうか?ここから、おすすめの活用方法をご紹介していきます!

検索が優れている、タグも利用可能

Googleといえば「ググる」「オーケー、グーグル!」でもおなじみ、検索エンジンの会社ですよね。検索を高い精度でサポートしてくれるので、名刺データをKeepに保存さえしておけば、データが膨大であっても、ものの数秒で確認したかった名刺を探し出すことができます。また、事前にタグをつけておくと簡単に名刺が検索できるのでおすすめ。

名刺以外の情報もKeepにメモされる場合は「名刺」というタグを作成して、名刺に追加しておいてもいいですし、「〇〇コワーキングスペース」「△△プロジェクト」といったその人との繋がりをタグ情報として追加していくのもいいでしょう。

共有や共同編集ができる

Googleドライブをご利用の方はイメージが湧くかと思いますが、Google Keepのメモは、他の人と共有したり、共同編集することができます。個人の生産性向上だけではなくて、コラボレーションを重視しているのが、グーグル流の働き方。

メモの右下の設定ボタンをタップして出てくるメニューから、「共有」「共同編集者」のいずれかを選択できます。

「共有」の場合は、LINEなど任意のアプリで宛先を選択し、メモにあるテキスト情報がそのままメッセージとして転送される仕組みです。

「共同編集者」を選択すると、Googleアカウントを持つ方へ共有することができ、共有を受けた方は自分のGoogle Keepのアプリ内で名刺情報を確認できるようになります!ただしこの場合、共同編集者はデータを編集もできてしまうので、その点はご注意ください。(共同編集者を追加すると、追加された方のアイコンが表示されるので、誰かに共有されたデータなのかは一目でわかります)

これで、簡単に連絡先の共有や紹介ができますね!

Gmailやドキュメントとの連携