テレワークをしていて仕事場所が複数ある場合、名刺管理はどうされていますか?

うっかりデータ化を忘れてしまうと「あれ、こないだもらった名刺、自宅に置いて来てしまった…どうしよう…」なんてことも。

昨今は、名刺管理のアプリもさまざまありますが、実はおすすめなのが、Google Keepを利用する方法。Google Keepといえば、メモ帳アプリなのですが、スマホからPCへの画像の読み込みが楽だったり、Googleドキュメントと連携ができるようになっていたりと、利点がいくつもあります。

そこで今回は、Googleのアカウントをお持ちのユーザーであれば誰でも利用ができる、Google Keepでの簡単名刺管理術をお伝えします。

Google Keepで名刺を登録する方法

早速、Google Keepでの名刺登録方法を見ていきましょう。Google Keepのアプリをお持ちでない方は、こちらからダウンロードが可能です。

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  1. Google Keepのアプリをスマホで開きます。
  1. 画面下の写真ボタンをタップし、「写真を撮る」をタップします。
  1. カメラが起動するので、名刺を撮影し「写真を使用」をクリックすると、Keepに新しいメモが作成されます。

実はこの状態でも、OCR機能で名刺データが検索できるのですが、今回はもうひとステップ。

  1. 画像の読み込みが完了したら、画像をタップして編集画面を開きます。
  1. 画像の右上の鉛筆マークの右隣にある設定ボタンをクリックし、出てきたメニューから「画像のテキストを抽出」をクリックします。

※「画像のテキストを抽出」ボタンが出てこない場合は、反映待ちの状態です。少しだけ時間をおいて同じ画面にアクセスすると、ボタンが確認できると思います。

  1. すると、画像から文字を読み取って、テキストで表示されました。

精度は100%とはいかないものの、問題なく利用できるレベル。多少の誤字などは修正すれば、完了です!

Google Keepの名刺管理の活用方法

さあ、早速Google Keepに名刺が登録できましたが、何がそんなに便利なのでしょうか?ここから、おすすめの活用方法をご紹介していきます!

・検索が優れている(タグも利用可能)

Googleといえば、もともと検索エンジンの会社ですよね。検索を高い精度でサポートしてくれるので、名刺データをKeepに保存さえしておけば、データが膨大であっても、ものの数秒で確認したかった名刺を探し出すことができます。また、タグを活用するのもおすすめ。

名刺以外の情報もKeepにメモされる場合は「名刺」というタグを作成して、名刺に追加しておいてもいいですし、「〇〇コワーキングスペース」「△△プロジェクト」といったその人との繋がりをタグ情報として追加していくのもいいでしょう。

・共有ができる(共同編集ができる)

Googleドライブをご利用の方はイメージが湧くかと思うのですが、Google Keepのメモは、他の人と共有したり、共同編集することができます。

メモの右下の設定ボタンをタップして出てくるメニューから、「共有」「共同編集者」のいずれかを選択できます。

「共有」の場合は、LINEなど任意のアプリで宛先を選択し、メモにあるテキスト情報がそのままメッセージとして転送される仕組みです。

「共同編集者」を選択すると、Googleアカウントを持つ方へ共有することができ、共有を受けた方は自分のGoogle Keepのアプリ内で名刺情報を確認できるようになります!ただしこの場合、共同編集者はデータを編集もできてしまうので、その点はご注意ください。(共同編集者を追加すると、追加された方のアイコンが表示されるので、誰かに共有されたデータなのかは一目でわかります)

これで、簡単に連絡先の共有や紹介ができますね!

・Gmailやドキュメントとの連携

また、Googleならではの機能として、GmailやGoogleドキュメントとの連携があります。

Googleドライブの中の機能として、文書やスライド、表計算を作成するGoogleドキュメントがあるのですが、それらの作成画面にアクセスすると、画面の右端にGoogle Keepのロゴを見つけることができます。

実は、ドキュメントの編集画面やGmailの画面上で、Google Keepのメモを確認したり、そこから情報を簡単にコピペすることができるんです。

例えば、Gmail画面でメールを作成していて、Keepに保存した名刺情報を検索して貼り付けるのはお手の物!さらに、ドキュメント作成をしているときに、名刺を探してドラックアンドドロップすれば、その情報がそのままドキュメントにテキストとして追加することができます。

メールアドレスや名前など、間違えてはならない情報について、このように簡単に検索やコピペができるのは便利ですよね。

テレワークの名刺管理はGoogle Keepで

簡単便利なGoogle Keepを使った名刺管理。これさえあれば、テレワークという働く場所を自由に、柔軟に、選択できる働き方がより快適なものになること間違いなし。とっても簡単にはじめられますので、ぜひお試しください。