テレワーク時のツール障害で、仕事が進まず困った経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?ツール障害はいつ発生するかわからず、自分たちの力ではどうすることもできないため、普段から備えておく必要があります。今回は、テレワーク中によく使用するツールについてや予期せぬトラブルが発生した時の対応方法について詳しく解説します。

テレワーク時のツール障害でWeb会議・商談に大きな影響が

テレワーク中は、普段出社している時よりも多くのWebツールを使用する傾向にあります。今やこうしたツールは業務に欠かせないものになりつつあり、ツールを利用しなければ売り上げを上げることさえ難しくなっています。

私たちが普段テレワークで利用しているツールは、そのほとんどが他社が提供しているサービスです。つまり、何か問題が発生して一時的に使用ができなくなったとしても、自分たちで解決することが難しいのです。ここでは、テレワークでよく使用されるツールと、先日発生したTeams障害についてご紹介します。

テレワーク時によく使用するツールとは

テレワークでは、社内の会議や商談用にWeb会議ツールを使用し、社内のコミュニケーション用にチャットツールなどを導入することが多いでしょう。

例えば、Web会議ツールでは、「Zoom」や「Teams」、「Google Meet」などが挙げられます。チャットツールは、「チャットワーク」や「slack」などが多くの企業で利用されています。

これらのツールが使用できなくなると、仕事に大きな影響が出ます。

実際に、最近Web会議ツールの「Teams」で大規模障害が発生しました。どのような事象が発生したのかを詳しくお伝えします。

2022年7月にTeamsで大規模障害が発生

2022年7月21日の午前中から、アメリカのマイクロソフトのビジネス向け交流アプリの「Teams」で大規模障害が発生しました。

メッセージやファイルが送信できないなど、世界各地であらゆる機能が使用できない事態に陥り、Teamsを利用している多くの企業では、社内会議ができない/お客様とのWeb商談を予定通りに行なえないなどの影響が出ました。

障害発生当日の午後には、「Teams」の機能の一部が復旧しましたが、いつ完全復旧するかわからず、サービスを受けている企業側は待っている以外の方法がありませんでした。

各企業は、別のツールを使用する、リスケジュールを行うなどの対応に追われることになり、通常業務に大きく支障をきたした事例です。

テレワーク時のツール障害は、社内外の業務に大きな影響がある

普段利用しているWeb会議ツールやチャットツールが使えなくなることで、会議や商談の実施が困難になったり、重要なメッセージの送信ができなくなったりなど、テレワークに大きな影響を与えることが分かりました。

社内の問題だけでなく、お客様との商談にWeb会議のツールを使用している場合は日程変更が余儀なくされるなど、社内だけでなく社外にもご迷惑をおかけしてしまうこともあります。

そのため、特にテレワーク中はこうしたツール障害を見越した対策が必須と言えるでしょう。

テレワーク中のツールトラブルを見越した準備が必要

テレワーク時に使用頻度が高い重要なツールが障害などのトラブルに見舞われた場合、業務に大きな支障をきたします。ツールのトラブルは自分たちでコントロールできるものではなく、また、いつ発生するかもわかりません。そのため、日ごろからこうしたトラブルを見越した準備をしておくことが重要と言えます。

ここでは、どのように準備をするか、また、発生した際の社内フローの例などをご紹介いたします。

1. 障害が起きた場合に備えて「代替手段」を用意しておく

ツール障害が起きた場合に備えて、代替ツールを準備しておくことが大切です。

例えば、Web会議、商談用のツールであれば、普段はTeams、緊急時にはZoomを使用できるようにしておくと安心です。

チャットワークなど無料版があるツールもあるのでリストアップしておきましょう。

緊急時に新しいツールを使用するのはセキュリティ上の懸念も発生する場合があるため、事前にツールの調査やセキュリティ面をクリアにしておくのが望ましいです。

また、実際に代替ツールが使用できるかどうかを社内で試しておくと、いざというときにスムーズに移行できるでしょう。

2. テレワーク中にツール障害に気づいたら

テレワーク中に普段利用しているツールの障害に気づいたら、まずは上司に報告してください。上司に適切な指示を仰ぎましょう。別のツールを勝手に使用すると、セキュリティなどの観点から、会社によっては問題になる場合もあるので注意しなくてはなりません。

チームや部門、部署で、ツール障害発生時のフローをあらかじめ決めておくことが望ましいです。
例えば、「誰にどのように報告するか」や「報告後の対応(代替ツールの選定、メンバーへの周知)」、「場合によってはお客様への周知」などが挙げられます。

フローをあらかじめ決めておくと、急に障害が発生した場合でも落ち着いて対処ができるようになります。

まとめ

日々技術は進歩しており、テクノロジーも複雑化しているため、ツール障害が発生するリスクも高まっています。突然ツールが使えなくなる等のトラブルを見越し、事前に対策を考えておくことが重要です。

いざという時に備えて、一度社内で検討してみてはいかがでしょうか。