Googleカレンダーをお使いのみなさん。
ただ予定を登録するだけの使い方になっていませんか?

シンプルで直感的なので、基本的な操作には迷わなし、そこまで困ってはいないけど、実はもっとこういう使い方がしたい…と思っている方は必見。

Googleカレンダーは、日々いろいろな機能が追加されていて、自分好みに使い勝手を変更することが可能です。今日はそんな便利機能や設定をご紹介します。

基本のカスタマイズ

・表示形式

Googleカレンダーを開いたときの表示形式、自分好みに変更していますか?
初期設定では、週表示になっていますが、日・週・月・年・スケジュール(リスト)など任意のものに簡単に切り替えできます。
それ以外にも、カスタムの設定が可能で、例えば「2週間」表示なども可能です。

カスタム表示は、画面右上の設定ボタンから、設定画面に移動し、[ビューの設定] > [カスタムビューの選択]から任意のものを選ぶことで設定可能です。

・色の変更

自分のカレンダーの色は、好みのものに変更可能です。特に、自分のサブカレンダーを作成している場合や同僚のカレンダーを表示している場合は、常に複数のカレンダーが同時に表示される状態となります。

より簡単に見分けられるようにするためにも、好みの色に変更しましょう。

自分のカレンダーにカーソルを持っていくと、設定ボタンが表示されるので、それをクリックすると好みの色を選択できます。

※上記の要領で、同僚のカレンダーも色の変更が可能ですが、これは、自分の表示カラーを変更するだけですので、同僚側のカレンダーに影響するものではありません。

・祝日カレンダーの追加

Googleで事前に用意されたカレンダー各国の祝日のカレンダーや宗教ごとのイベントカレンダーが追加することもできます。

他のカレンダーの右横の+ボタンをクリックし、[興味のあるカレンダーを探す]をクリックすると、設定画面に移動します。地域限定の祝日で[すべてを表示]をクリックすると、一覧が表示されるので、追加したいカレンダーを選択します。

海外の拠点やクライアントのやりとりがある場合、自身が海外で働いている場合などにもありがたいオプションです。

応用のカスタマイズ

応用のカスタマイズでは、主に、Googleカレンダーの設定画面から、おすすめの設定をご紹介していきます。

まず、Googleカレンダーの設定画面は、画面右上の歯車マークをクリックし、[設定]をクリックすることでアクセスできます。

・タイムゾーンの追加

海外拠点やクライアントとのやりとりがあったり、自身が海外に在住の場合などに便利なこの機能。自身の居住地であるメインのタイムゾーンが自由に変更できるだけでなく、セカンダリのタイムゾーンを追加することも可能です。

設定画面の[タイムゾーン]で、[セカンダリタイムゾーンを表示する]をクリックすると、セカンダリのタイムゾーンがリストから選択できます。

また、タイムゾーン横のラベルに、わかりやすい名前をつけておくのもおすすめ。

設定後の画面はこちら。

これで、他国拠点との打ち合わせ設定や、海外へのフライト予定の管理なども簡単に。

・予定の長さの設定

Googleカレンダーで予定を作成するときの予定の長さを、任意のものに設定できます。例えば、会議は1.5時間ほどになることが多いのであれば、最初から1.5時間の予定が作成できると便利です。

設定画面の[予定の設定]で、[デフォルトの長さ]で任意のものを選択します。

また、[会議の迅速化]にチェックをしておくと、30 分間の会議は 5 分前に終了し、それより長い会議は 10 分前に終了するように自動で調整してくれます。

会議や予定を連続で入れてしまうと、移動時間や休憩時間が加味されません。会議に同席するメンバーやクライアントにも、5分前に終了する必要があることをさりげなく知らせることができて、便利です。

・表示の詳細なカスタマイズ

基本のカスタマイズでカスタムビューをご紹介しましたが、それ以外の設定をここでご紹介します。

[週末表示] :平日だけの表示で良い場合は、こちらのチェックを外しましょう

[辞退した予定を表示する] :招待を受けた予定について、辞退をした場合も表示するかどうかの選択できます

[週番号を表示する] :年間を通した週番号を表示できます

[30分未満の予定を30分間の予定と同じサイズで表示する] :チェックを外すと、例えば15分の予定は30分よりも小さく表示されます

[過去の予定を薄い色で表示する] :すでに終了した予定とこれからの予定が簡単に確認できます

[[日]ビューで複数のカレンダーを並べて表示する] :同僚のカレンダーなどを同時に表示することができます

[週の始まり] :好みにより、月曜・土曜・日曜から選択できます

・Gmailからの予定

出張手配などが多い場合に便利な機能で、Gmailにフライト予定や宿泊先の予約確認メールを受信すると、カレンダーに自動で登録してくれる機能です(ただし、AIによる認識のため、100%正確に登録ができるわけではありません)。

[Gmailから自動的に作成された予定をカレンダーに表示する]にチェックをすると、自動で予定が作成されます。

また、表示範囲を、自分・カレンダーのデフォルト・非表示から選択することも可能です。

Googleカレンダーのカスタマイズで、快適なテレワークを

今回はGoogleカレンダーのカスタマイズ設定について、ご紹介してきました。
知っていると意外と便利な設定があったのではないでしょうか?

ぜひお好みの設定にすることで、快適なテレワークを実現してください。