毎日たくさん受信するメールの処理、ひとつひとつフォルダ分けしていませんか？

Outlookなどを長く使っていると、フォルダ分けが習慣になっている方も多いと思います。私自身、そうでした。メールを受信したら、該当するフォルダを1つ決めて、そこに移動する。それから、返信が必要なものがあれば対応する、といった具合です。

慣れているので大した負荷だと思わなかったりするのですが、実は、マッキンゼーの調査で、多くのプロフェッショナルワーカーが全業務の28％もの時間をメールチェックや返信に費やしているというデータがあります（How to Spend Way Less Time on Email Every Day, Harvard Business Review）。

大変多くの時間を、メールの処理に割いてしまっているのですね。

あらゆる業種がAIによって置き換わると言われるこの時代。テレワーカーとして、自分にしかできない仕事を作り出していくことで、価値を高めていくことは必須です。

Gmailのフィルター機能を使ってメール処理を効率化し、本来の業務により時間を使いませんか？

Gmailのフィルター機能とは？

フィルター機能とは、事前に設定した条件に該当するメールについて、受信と同時に、指定の条件で仕分けをしてくれる機能です。

例えば、自分が補助的に参加しているプロジェクトがある場合、より重要なメールに混ざってこれらのメールの確認・処理に大事な時間を取られてしまいかねません。

そんなときは、メールのタイトルに「〇〇プロジェクト」とあるものは、「受信トレイをスキップした上で、〇〇プロジェクトのラベルが自動で付与される」といった処理が自動でできてしまうんです。

Gmailでフィルターを作ってみよう

  1. フィルターを適用する条件を指定する

Gmailの画面を開き、画面上の検索窓にて、フィルターを適用したい条件を入力します。

フリーのキーワードや宛先、送信元のメールアドレスなどで検索することも可能ですし、演算子を使うことも可能です。

例えば、「ccに自分が追加されている場合のメール」に自動仕分けのフィルターを設定したい場合は、「cc: me」のように検索します。

この際、検索窓の横の[検索オプションを表示]ボタンをクリックして出てくる画面にて、検索条件を指定することもできます。

※この後、この条件で検索されるメールに対して自動仕訳の処理を設定するので、指定した条件にて任意のメールが検索できているか必ず確認しましょう。

任意の検索条件で検索したら、[検索オプションを表示]ボタンをクリックして出てくる画面にて、[フィルタを作成]をクリックします。

  1. メールの処理方法を指定する

次に、メールをどのように仕分けするかについての処理方法を指定します。

次のような様々な処理が選択でき、また、これらは1つだけではなく、複数を組み合わせることが可能です。

・受信トレイをスキップする（アーカイブする）
・既読にする
・スターをつける
・ラベルをつける
・転送する
・迷惑メールにしない
・常に重要マークをつける
・重要マークをつけない
・適用するカテゴリ
・○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

今回は、「ccで自分が追加されているメール」（メインの担当者ではないが補助的にアサインされているプロジェクトメール、定期レポートのメール等を想定）について、すぐに確認して返信しなくてはならないというよりは、1日に1度、任意のタイミングで確認すればいい場合におすすめの処理を設定してみます。

おすすめは、以下の2つを設定するパターン。

・受信トレイをスキップする
・ラベルをつける「〇〇プロジェクト」（プロジェクト名のラベルをつける）
・○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

受信トレイをスキップさせると、新しくメールが受信した際、受信トレイにメールが表示されることなく、直接「すべてのメール」に格納されます。これにより、受信トレイにはより重要で、すぐに確認・返信すべきメールだけを残すことができます。

ただし、受信トレイをスキップさせることでメールの見落としがないように、ラベルをつけておきます。すると、あとから条件に一致するメールを簡単に確認できます。（ラベルは、この場で新しく作成することもできますし、事前に作成したものを選択することも可能です）

さらに、この設定時に重要なのが「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れること。実は、このフィルター設定、基本的には設定をしたあとに受信したメールに対して処理が実行されます。そこで、過去にすでに受信したメールに対してもフィルターを設定したい場合には、「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」をチェックしてください。

任意の処理方法を選択できたら、最後に、[フィルターを作成]をクリックすれば完了です。

以後、自動フィルターで処理されたメールは、受信トレイをスキップして、〇〇プロジェクトというラベルがつくので、画面左側のメニューからラベル名を選択すれば、任意のメールが簡単に確認できます。

フィルターの編集や削除方法

一度作成したフィルターの条件や処理を変更したり、削除するには、Gmailの設定画面から行います。

画面右側の[設定ボタン] > [すべての設定を表示]をクリックし、[フィルタとブロック中のアドレス]タブを開くと、設定済のフィルターが表示されるので、右横の[編集]もしくは[削除]から実行します。

Gmailの自動仕訳機能で、圧倒的な業務効率化を！

いかがでしたか？今回は、Gmailのフィルター機能の使い方についてご紹介しました。

今回ご紹介したパターン以外にも、指定する条件次第で使い方はさまざま。ぜひ、自分の仕事のスタイルにあった条件を見つけ、超高速メール処理を実現してください！