こんにちは!編集部員のアッキーです!

テレワークという特性上、誰かに何かを伝えるときには、何かしらツールが必要となりますよね。

オフィスなどで隣同士で働いているときには思いもよらない現象ではありますが、作業一つ引き継ぐにも、オンラインでのミーティングが必要だったり、ITツールがこれだけ普及しているいま、その操作方法が引き継ぎのメインになることも多々ありますよね。

この記事では、ベテランテレワーカーさんに聞いた動画マニュアルの活用方法をご紹介します!

動画マニュアルってなに?

動画マニュアルとは、パソコンの操作や画面と音声で解説したい内容を録画したデータを指します。

パソコンに付属している録画機能でデータ化してYouTubeの限定公開機能を使ってURLを共有するのが一番カンタンで便利!かつ、URLを共有した人でしか視聴することができないので安心です。

動画にするメリットとは?

では、なぜわざわざ動画にして共有するのか?

それは、操作の説明であれば一部始終を見聞きすることで理解度が高まるからです。

また、何回も繰り返し見ることができるので不明点は極力、動画を見ることで相手が自分で不明点を解決することできるということです。

口頭で説明する際などだと、「あれって、どういうことでしたっけ?」など、あとから質問がきてそれに応えるという時間が発生します。

動画を繰り返し見てもわからないことだけ質問してもらうようにすると、効率アップと互いの時間のロスを防ぐこともできます。

さらに、動画のとおり作業を再現することができることもメリットです。

操作に不慣れな方や、新人さんの育成にオススメですよ!

動画マニュアルの使い方は?

動画マニュアルの活用方法として一番ライトな方法は、メールやチャットでメッセージを送るような感覚で動画を共有することです。

ちょっと気軽に伝えたいこと、だけど、文章では伝わりにくいと思うことは動画で伝えるのが得策です。

また、動画にするかしないかの境目として、同じことを何度も複数人に伝えたことがあるような題材の場合、動画でマニュアル化しておくことをオススメします!

そして、何本も動画を撮影していくとその管理方法も気になるところですよね。

YouTubeのアップロードするときに、項目ごとに再生リストを分けるとカテゴリーごとの動画として保存することができます。

同じチームや組織で共有する場合は、再生リストのURLを共有してそのリスト内に保存された複数の動画をカンタンに視聴できるようにしておきましょう。

マニュアル動画としてeラーニングサイトを作ることもオススメです!

動画マニュアルの作り方

1.例えばMacユーザーなら「QuickTimePlayer」を使って操作の一部始終を収録する

2.収録した動画データをYouTubeへアップロードする

・YouTube内でタイトルをつける

・再生リストを作って保存する

・権限は「限定公開」を選択する

3.アップロードされたYouTubeのURLをコピー

→共有したい相手に動画URLを共有する

動画マニュアル作成時のポイントとは?

動画を作る際のポイントとして、まず何についての解説動画なのか冒頭でアナウンスします。

例えば…

「それでは、●●の使用方法についてご説明します!」

など、この動画で今から何を説明するのか?を、冒頭で伝えることで相手も心の準備ができるというものです。

次に、動画一本に対して1トピックのみ収録することです。

あれもこれも、あっちもこっともと盛りだくさんな動画にしてしまうとまとまりがなく、結局何の解説をしたかったのかわからなくなりますし、見られない動画になってしまいます。

動画の収録時間は、長くても5分まで。

1トピックのみの解説動画なので、2分〜3分ほどで簡潔にまとめることです。

さらに見やすく録るためには、マウスポインターの動きがわかりやすいかどうかです。

マウスポインターを目立たせるアプリなども活用しながら、どこの説明をしているのかを明確に伝えられるよう工夫します。

動画マニュアルを活用してよかったこと

ベテランテレワーカーさんによると、チーム内での情報やスキル共有のため動画マニュアルを活用することで、オンタイムでミーティングすることができないメンバーともストレスなく情報共有することができて便利だとのことです。

また、動画マニュアルの共有を受けたメンバーからは、何度も見返すことができるため、再度同じ作業をするときに操作を確認するため動画マニュアルを見返して復習することができると好評だそうです。

いかがでしたでしょうか。

YouTubeがこれだけ身近なものとなったいま、共有したい範囲で権限を共有して活用する方法で動画マニュアルを活用できると仕事もコミュニケーションも捗りますね。

YouTubeの他にも、チームや組織でGoogleDriveなどのストレージサービスを利用している場合は、より強固に権限を付与してシェアする方法もありますので、工夫して利活用していきましょう!