こんにちは!編集部員のアッキーです!

ビジネス用に作られているチャットツール、なかでも日本製の「Chatwork」はあえて既読がつかない仕様となっているのです。

Chatworkエバンジェリストに聞いた、なぜ既読機能がついていないのか?その理由について紐解いていきましょう!

1.既読がつくとプレッシャーでは!?

SNSで「既読疲れ」や「既読スルー」という言葉が取り沙汰されましたね。
既読になっているのに返信がなければ、多かれ少なかれ「なんで読んだのに返信がないの?」という心理状態になってしまいますよね。

これがビジネスのシーンになるとどうでしょう?

優先順位をつけて仕事をするのは当然だと思いますが、メッセージの返信にもすぐ返事が必要なのか、そうでないのかを見極めて対応されているのではないでしょうか。

しかし、そのメッセージを開いて「既読」になったとたんに返信へのプレッシャーがかかりませんか。

Chatworkでは、「非同期コミュニケーション」つまり、即レスを必要としないツールであることをうたっています。

すぐに返事ができる環境やタイミングであればもちろん問題ないのですが、重要度・緊急度が高い仕事を置いてまで返信する必要はないのです。

このチャット文化が広まるとさらにやり取り、そして仕事が円滑に進むのではないでしょうか。

2.心得ておきたいチャットマナー

「非同期コミュニケーション」という言葉に初めて触れられた方もいらっしゃるかもしれないですね。

逆の「同期コミュニケーション」は、即時の対応。つまり、電話や対話、Web会議が同期コミュニケーションです。

緊急の連絡や、ニュアンスが伝わりにくい話題については同期コミュニケーションが最適ですし、それ以外のコミュニケーションについてはビジネスチャットを活用した非同期コミュニケーションがおすすめです。

この使い分けこそがビジネスチャットマナーと言えるのではないでしょうか。

また、マナーといえば、チャットの文化はまだまだ慣れないという方も多いかもしれません。

メールであれば「お疲れ様です」など、冒頭の挨拶は欠かせないいものでしたし、長文での発信が当たり前でした。

しかし、チャットとは、直訳すると「雑談」なのです。かくかくしかじか…という文章は不向きです。

要件を端的にやり取りすることもマナーの一つとして覚えておきましょう。

一方で、相手がまだチャット文化に馴染めていない方だとすると、いきなり用件だけがボーンと届くとびっくりされてしまうこともあるでしょう。

少し矛盾はするのですが、そういった方にも配慮は必要です。

ITツールの特性上、何か引っかかることがあると「マイナス」に捉えられてしまう確率のほうが高いのです。

ぶっきらぼうで不親切!
というイメージをお持ちの方も!?

チャット上でもリアルのコミュニケーションと同じように、相手への配慮、そして「無視しない」。
これがとても大切です。

ついつい返事をしそびれただけなのに、気づけば返信せずに何日も経っている…というのは、ビジネス上よくありません。

すぐお返事できない用件に関してはいつお返事できるかをお伝えするなど、忘れず行っていきたいものですね。

3.業務が捗るChatwork活用術

最後に、ビジネスチャットをフル活用するための活用術を解説します。

大きくはこの3つ!
ビジネスのシーンを細かく想定した仕様になっていますね。
取り入れてみていただければと思います。

①話題ごとにグループチャットを作成して運用
「グループチャットが増えていくのはわかりにくい!」この言葉は何度もお聞きしました!
Chatworkビギナーさんあるあるなのですが、実は、グループチャットが増えても何も問題がなく、むしろそのグループで何をやり取りしているかが明確になるため、未読のグループチャット名を目にしただけでだいたい何をやり取りしているのか予測することもできます。

また、検索機能が優れているため、しばらくやり取りがなかったグループもそのグループ名か本文に書かれていたキーワードでキャッチアップすることができます。

騙されたと思って話題ごとにグループチャットを分けて運用してみてください。
きっとこの便利さが体感できるはずです。

②タスク機能を使って重要な情報やToDoをKEEP
Chatworkには「タスク」という機能があり、該当のグループチャットで発生した重要なやり取り、留めておきたいToDoなどは、専用のタスク機能を活用して脇に置いておくことが出来ます。

メッセージはどんどんフィードに流れていくので特にToDoに関して、何をいつまでに誰がやるのかを明確に残し、そのグループチャットへ通知されるという機能です。

業務の割り振りが明確になり、お見合いしたり誰もやっていなかった!なんてことも避けられますね。

③常に必要な情報は概要欄に記載する
各グループチャットには「概要欄」というフリースペースがあります。
そのスペースには、このグループチャットの利用目的や関連資料の格納場所(GoogleドライブのURLなど)、また次回の打ち合わせ日程など、掲示板のように活用することができます。

メンバー数が多い場合や、様々な属性の方々とのプロジェクトなど、基本情報の共有場所とするおとをオススメします!

いかがでしたでしょうか。
この記事ではChatworkのセオリーとなるような活用術をご紹介しました。
他のビジネスチャットでも同様に活用できる考え方もあったのではないでしょうか。
ITのツールではありますがリアルコミュニケーションの要素をもってあたたかく活用していけるといいですね。