テレワークが一般化する中で、チームメンバーとのスムーズな予定調整や共同作業の管理が課題となっています。そこで、テレワーク時に活用するべきツールの一つとして、チームカレンダーの重要性が改めて注目されています。

本記事では、テレワーク時におけるチームカレンダーのメリット、デメリット、おすすめのチームカレンダーについて詳しく解説します。

テレワークでチームカレンダーを活用する３つのメリット

チームカレンダーとは、複数のメンバーが同時に予定を登録したり、その予定を参照できるオンラインのカレンダーツールのことを指します。

テレワーク中のメンバー間のスケジュールを把握できるので、それぞれが遠隔地にいても仕事がスムーズに進みます。テレワークは一人で業務を行う時間が多く、どうしてもコミュニケーションが不足しがちです。連絡ミスが発生すると混乱が起きてしまい、仕事に支障をきたす可能性があります。チームカレンダーは、情報共有という点でも重要な役割を果たしてくれるでしょう。

ここでは、テレワークでチームカレンダーを活用するメリットを詳しくお伝えします。

スケジュールの可視化と共有

チームカレンダーを利用することで、一緒に働くメンバーのスケジュールが一目で把握できます。これにより、重複した予定やスケジュールの調整も容易になり、効率的な予定管理が可能となります。

スケジュールが可視化されることで、それぞれのメンバーがどのような業務を行っているのかが把握できる点も魅力です。また、スケジュールが共有されていれば、メンバーの仕事の進捗状況も把握できるので、1人に仕事の作業量が偏っていないかなどの確認も可能になります。特に営業パーソンの仕事の偏りは一目で確認ができます。

リモートコラボレーションの円滑化

チームカレンダーを使うことで、チーム全体のスケジュール調整や共同作業のスケジュール管理が容易になります。
各メンバーの予定を把握し、会議やプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、リモートコラボレーションがスムーズに行えます。社内メンバーだけでなく、他社のパートナー企業とチームカレンダーを共有して、お互いの日程調整のやり取りの手間を削減するという使い方をする方もいるようです。

チームで仕事を行うときは、情報共有が重要です。
もし、情報が伝達されていない状態で、会議やプロジェクトが始まってしまったらトラブルになりかねません。チームカレンダーには予定を登録するだけでなく、会議の議事録をセットしたりメモを残すことができる機能もあります。こうした機能を活用すると、情報連絡ミスを防ぐことにも繋がり、メンバー同士の共同作業がスムーズに進むでしょう。リモートコラボレーションの円滑化によって、仕事の効率アップに期待できます。

リモートメンバーとのコミュニケーション改善

チームカレンダーの活用により、メンバーの在宅勤務や休暇の把握が容易になります。
「〇〇さんは明後日はお休みだから、早めに依頼を出しておこう」など、先回りしたコミュニケーションも可能になり、テレワーク中の働きやすさ改善にも繋がるでしょう。

チームカレンダーのデメリット

一方で、チームカレンダーには以下のようなデメリットも存在します。

情報過多のリスク

チームカレンダーには多くの情報が集約されるため、情報過多のリスクがあります。必要な情報を見つけるのが難しくなったり、不要な情報に埋もれてしまうなど可能性があります。
また、情報過多によって、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかるなど、仕事に悪影響を及ぼす可能性も考えられます。反対に、必要な情報がチームカレンダーに記載されておらず、本人に確認しなければならないことが多いという場合は、チームカレンダーが機能していない状態と言えるでしょう。

チームカレンダーを活かすには、適切な情報フィルタリングや整理整頓の工夫が必要です。カレンダーに記載する内容をメンバーで話し合い、情報過多のリスクを避けるようにしましょう。

プライバシーの配慮

チームカレンダーではメンバーの予定やスケジュールが共有されるため、個人のプライバシーに関わる情報が漏洩する可能性があります。

チームカレンダーはメンバーの仕事の状況を把握するにあたって最適なシステムですが、個人のプライバシーに配慮する必要があることを忘れてはいけません。テレワークは、自宅で業務を行うケースも多く、仕事と休憩時間の切り替えが難しいため、オンオフの切り替えを徹底するためにあえてカレンダーに休憩の時間や中抜けの予定などを登録する方もいるでしょう。
個人のプライバシー情報の漏洩を防ぐためにも、適切なアクセス制御やプライバシー配慮のルールを設ける必要があります。仕事とプライベートはしっかりと分けて考えるなど工夫するようにしましょう。

おすすめのチームカレンダー

多くのチームカレンダーが存在しますが、以下のチームカレンダーが特におすすめです。

Google カレンダー

Google カレンダーは使いやすさと柔軟性が特徴であり、リモートワークに最適です。複数のカレンダーを作成し、共有や編集が簡単に行えます。

Microsoft Outlook カレンダー

Microsoft Outlook カレンダーは、Microsoft Office 365の一部として提供されています。Outlookの他の機能との連携が強化されており、シームレスなスケジュール管理が可能です。

Teamup カレンダー

Teamup カレンダーは、複数のチームやプロジェクトのスケジュール管理に特化したツールです。シンプルで使いやすく、カスタマイズ性も高いです。

まとめ

テレワーク時においてチームカレンダーを活用することは、スケジュールの可視化と共有、リモートコラボレーションの円滑化、リモートメンバーとのコミュニケーション改善など多くのメリットがあります。しかし、情報過多やプライバシーの配慮といったデメリットにも注意が必要です。

また、今回はおすすめのチームカレンダーとして、Google カレンダー、Microsoft Outlook カレンダー、Teamup カレンダーを紹介しました。本記事を参考に、テレワークの効率化と円滑なコミュニケーションを実現するために、ぜひチームカレンダーの活用を検討してみてください。