テレワークがますます普及する現代において、効果的な情報伝達は重要な要素となっています。しかし、テキストだけでは限定的な表現力であり、理解やコミュニケーションの課題を引き起こすことがあります。

そこで、テレワークにおける動画マニュアルの活用が注目されているのです！

本記事では、テキストだけでは伝わらない情報を効果的に伝えるために、動画マニュアルが持つ5つのメリットについて詳しく探っていきましょう。

テレワーク時における動画マニュアルの5つのメリット

テレワークでは会社のメンバーがそれぞれ遠隔で仕事をしているため、これまで会社の総務や情シス担当者が行っていたような新しいツールの導入やアップデートを自分で行わなければなりません。操作手順をテキストだけでやり取りをしようとするとうまく伝わらない事も多いという課題を多くの企業が抱えています。
一方、Web会議ツールなどを繋いで操作手順を教わろうとすると、相手の仕事時間も奪うことになりかねません。

このような時に有効なのが動画マニュアルの活用です。動画マニュアルはテレワーク時の様々な用途で活用ができます。うまく活用ができれば、テレワークでの仕事がよりスムーズに進むでしょう。

テレワーク時における動画マニュアルのメリットである「視覚的な説明力の強化」や「情報共有」、「コミュニケーションの強化」、「自己学習の推進」、「時間の節約」について具体的にご紹介します。

視覚的な説明力の強化

動画マニュアルでは、テキストでは伝えにくい手順やツールの操作方法も視覚的に説明することができます。

例えば、ソフトウェアの操作手順やプロジェクトの進行状況など、テキストだけでは伝えにくい情報を、実際の画面を通じて見せることで、メンバー間のコミュニケーションやタスクの遂行を円滑にすることができます。操作しているところを画面録画すれば、そのままマニュアルとして活用ができますね。一度録画をしてしまえば、何度もWeb会議を繋いで説明する手間も省けます。

タイムリーな情報共有

テレワーク環境では、即座に情報を共有することが重要です。情報だけを伝達するのであればテキストでも事足りるかもしれません。しかし、操作手順などをすぐに伝える場合、テキストで伝えるよりも動画にすることで視覚的に伝わりやすく、結果的にタイムリーに情報共有することが可能と言えます。

例えば、新しいツールやプロセスの導入、重要なアップデート情報など、迅速な情報共有が必要な場合、動画マニュアルを使って効果的に伝えてみましょう。

コミュニケーションの強化

動画マニュアルは、表情や声のニュアンスを伝えることができるため、コミュニケーションの質を向上させる効果もあります。テレワークでは対面でのコミュニケーションが制限されるため、動画を通じてメンバー同士の協力や相互理解を促進することができます。

また、メールやチャットだけでは伝わりにくい情報や意図も、動画で表現することでより明確に伝えることができます。感情や発音のニュアンスを加えることで、より円滑なコミュニケーションが実現します。

自己学習の推進

動画マニュアルは、トレーニングや自己学習の効果と効率性を高めることも可能です。テキストに比べて視覚的な情報を提供するため、新しいスキルやプロセスの習得が簡単になります。

例えば、社内のトレーニングや新入社員のオンボーディングにおいて、動画マニュアルを使うことで効果的な教育を実現できます。また、自己学習の場面でも、専門的な知識やスキルの獲得において動画マニュアルが活用されることがあります。

リソースと時間の節約

動画マニュアルは、再利用や共有が容易であるため、リソースと時間を節約することができます。動画マニュアルを使うことで一度作成すれば、繰り返し活用できるのが優れたポイントですね。

さらに、トラブルシューティングなどのサポート時にも、動画マニュアルが役立ちます。テキストだけでは解決が難しい問題に直面した場合でも、動画で手順を視覚的に示すことで、問題解決のスピードを上げることができます。

テレワークに活用したい、動画マニュアルの作り方

ここでは動画マニュアルを作成するための基本的な手順を紹介します。

コンテンツのプランニングとストーリーボードの作成

まず、伝えたい内容を整理し、コンテンツのプランニングを行います。伝えたい情報や手順を明確にし、ストーリーボードを作成して構成を決めておきましょう。

必要な機材やソフトウェアの準備

動画撮影には適切な機材が必要です。カメラやマイクなどの機材を準備し、必要なソフトウェアをインストールします。画面録画であれば、ZoomやMeetなどのWeb会議ツールで代用するのもおすすめです。

トークスクリプトの作成とナレーション撮り

動画マニュアルでは、スクリプトを作成することが重要です。必要に応じて字幕などを編集で入れてあげるのも良いでしょう。文字入れ編集は工数がかかりすぎるという場合は、ナレーションを収録するのもおすすめです。

ビジュアルとエフェクトの活用方法

ビジュアルやエフェクトを活用して、動画マニュアルの見やすさと理解しやすさを向上させることができます。もちろん、ただの操作説明マニュアルであれば凝った編集は不要ですので、どのような動画マニュアルを作成するのかに合わせて取捨選択してください。

動画マニュアルの活用方法

動画マニュアルは様々な場面で活用することができます。

オンボーディングとトレーニング

新入社員のオンボーディングや社内トレーニングに動画マニュアルを活用することで、効果的な教育を実現できます。基本的な操作方法や業務プロセスなどを動画で説明し、効率的なスキル習得を支援します。

プロセスや手順の共有

プロジェクトの進行状況や手順に関する情報を、動画マニュアルで共有することで、メンバー間の理解を深めることができます。特に、複雑な手順やタスクの実施方法を動画で示すことで、テキストの認識の齟齬によるミスや誤解を防ぐことができます。

プレゼンテーションや報告の補完

プレゼンテーションや報告の際には、動画マニュアルを活用して補完することで、より具体的な説明やデモンストレーションが可能です。テキストだけでは伝わりにくい要素を動画で示すことで、メンバーやオーディエンスの理解度を高めることができます。

チームコラボレーションの促進

リモートチームでのコラボレーションを促進するためにも、動画マニュアルは有効です。プロジェクトの共有や意思疎通のために、動画マニュアルを活用することで、円滑なチーム作業を実現できます。

まとめ

テレワーク時に動画マニュアルが持つ5つのメリットや動画マニュアルの作り方、活用方法について解説しました。

テレワークは、自分一人で行う業務が多く、コミュニケーションもテキストに頼る比重が多くなります。特に、リモートチームで作業を行う場合は、テキストの表現だけでは伝わりにくい場合が多いです。そこで動画マニュアルを活用することで、よりスムーズにチーム作業ができるはずです。

動画マニュアルを作成する時は、多くの人が視聴するので、見やすさや聞きやすさが重要です。字幕を入れたり、エフェクトを活用するなど、工夫してみるのも良いですね。

動画マニュアルは、作業手順の共有やプレゼンテーションなど活用方法が多岐に渡ります。また、動画マニュアルを1度作成すれば、使いまわしも可能なので、テレワークの効率化に繋がるでしょう。