テレワークの普及に伴い、プライバシー保護はますます重要な課題となっています。

私たちは自宅やカフェ、コワーキングスペースなどさまざまな場所でリモートワークを行い、オンライン会議に参加します。しかし、これらの環境ではプライバシーが脅かされる可能性があります。
この記事では、テレワーク時代のセキュリティ対策に焦点を当て、プライバシーを守るための7つのポイントを紹介します。

カフェやコワーキングスペースでリモートワークをする時の注意点

テレワークを行なっている方の中には、自宅だけでなくカフェやコワーキングスペースなどのオープンスペースで仕事をしている方も少なくありません。しかし、そういったオープンスペースは不特定多数の方が出入りしており、会社の機密情報の漏洩リスクが自宅でのテレワークに比べると非常に高くなっています。

リモートワーク（テレワーク）を自宅ではなくカフェやコワーキングスペースで行う場合、以下のポイントに注意する必要があります。

1：Wi-Fiセキュリティの確保

公共のWi-Fiネットワークを使用する際には、VPN（Virtual Private Network）を利用することでデータの暗号化とセキュリティの向上が図れます。カフェなどに設置されているパスワード無しで誰でも使用可能なWi-Fiの利用はセキュリティ面で非常に危険がありますので、利用は控えましょう。なるべくご自身で契約した持ち運びできるWi-Fi等の利用をお勧めします。

2：デスク上のデバイス管理

カフェなどでリモートワークをする際は、パソコンやスマホなどのデバイスには必ずパスワードを設定し、自動ログインを避けるようにしましょう。併せて、不要なデバイスを持ち歩かない、使用しないファイルは削除するなどの対応をすることで、情報漏洩のリスクを低減できます。

3：周囲の人々との視線対策

パソコンには必ずのぞき見防止のスクリーンを利用しましょう。また、人目に触れにくい席を選ぶことでも周囲の人々からの視線を防ぐことができます。自身のスマホなどのデバイスの画面の表示からもプライベートな情報が漏れないように気をつけてくださいね。

テレワーク中、家族にWeb会議を邪魔されないようにするためのポイント

自宅でテレワークをする場合、家族にWeb会議を邪魔をされないようにすることや、会話やデータが漏れないように注意することも必要です。自宅でWeb会議を行う場合は次のポイントに留意しましょう。

4：事前にスケジュールを伝える

もちろん家族とのコミュニケーションは大切ですが、テレワーク中は仕事に集中する必要があります。そのためには、明確なスケジュールの共有とルール設定が必要です。

家族に自身の作業時間やWeb会議の時間帯を共有して理解してもらい、相互に配慮することが重要です。

5：静かな作業環境の確保

Web会議中は静かな作業環境を確保することが重要です。ヘッドセットを使用したり、騒音を遮断するためのドアやドアの隙間埋めを行うことで、周囲の騒音が会議に影響を与えないようにしましょう。

6：ドアに「会議中」などの掲示をする

今何をしているかを分かりやすく掲示するのもおすすめです。Web会議中に家族が邪魔をしないようにするためには、ドアなどに「会議中」と書いたボードを掲示するのも良いでしょう。こうすることで、うっかり会議中に部屋に入ってしまった／入られてしまったという事故を防ぐことができますね。

テレワーク中のWeb会議の声が響かないようにする工夫も

Web会議中、自身の声が響いてしまうという問題が起きることがあります。また、外で仕事をしていると、周囲の会話が入ってしまったり映像に移りこんでしまったりなど、気付かないうちに情報漏洩の一端を担ってしまうことも。
以下のポイントに留意することで、プライバシーに配慮しながらテレワークを行いましょう。

7：マイクの設定と使い方

Web会議用に適切なマイクを選ぶことで、自身の声をクリアに伝えることができます。加えて、周囲の音による情報漏洩に気をつけるのであれば、マイクをミュートすることや、ノイズキャンセリング機能を活用してみましょう。

8：バーチャル背景の活用

ほとんどのWeb会議ツールでは、バーチャル背景を設定することができます。バーチャル背景は、自分の背後にある環境を隠すために非常に有効です。個人情報やプライバシーに関わるものが映り込まないようにするために、積極的に活用していきましょう。

まとめ

テレワーク時代におけるプライバシー保護は、とても重要な課題です。

カフェやコワーキングスペースでのリモートワークや自宅でのWeb会議において、プライバシーを守るために今回ご紹介したようなポイントに留意し、プライバシー対策を行いましょう。セキュリティ意識の高い行動と適切な環境の整備は、円滑なテレワークを実現するために不可欠です。

プライバシーを守りながら効果的なテレワークを行い、安心して業務に取り組んでいきましょうね。