コロナウイルス拡大の影響によりテレワークを導入する企業が増えています。そこで課題になるのが、離れた場所にいる社員とのコミュニケーションの活性化。これまでは様子の気になる社員がいれば、直接話しかけて悩みなどを聞くことができました。テレワークでは離れているため、そのようなコミュニケーションは取りにくくなりがちです。そこで離れた社員とのコミュニケーションをどのように活性化させるかを考えていきましょう。

テレワーク時のコミュニケーションにおける問題点

・意図が伝わっているか分からない場合がある
・連携が取れているか不安
・資料やデータを用いての説明がしにくい
・文字のコミュニケーションは真意が伝わりにくい
・社員の勤務管理が行いにくい
・相談がしにくい雰囲気がある
などの問題点が挙げられます。次の章では、具体的な企業事例をあげて、テレワーク時の社員とのコミュニケーションの図りかたを探っていきましょう。

コミュニケーションを活性化させるためには?

ツールを導入し、やり方を浸透させる

テレワーク時の社員とのコミュニケーションの活性化は、テレワーク環境の整備が大前提です。ツールに不慣れな人がいる場合は導入のサポートを行うなど、テレワーク導入の段階から、会社が率先して社員をフォローしていく姿勢が大切です。

上司が率先して、フランクな対応をする

ある程度、地位のある人が率先して、テキストコミュニケーションをフランクに行うようにすると部下もコミュニケーションがしやすくなります。その際の注意点は、以下の通りです。

□チャットシステムを使う際は、スタンプを意識的に活用していく
□情報は簡潔にまとめ、伝えたい情報から伝える
□命令はせずに疑問形で伝えることで、言葉がきつくならないように対処する

相談しやすい環境づくりをする

テレワークの場合は、テキストでのコミュニケーションが中心となるため、意識的に交流を持ちやすい環境づくりをしていくことが大切です。その際、以下の点に気をつけて取り組むといいでしょう。

□チャットシステム内に雑談スペースを設ける
□チャットシステム内に同じ趣味のメンバーが集まれる部活スペースを設ける
□定例会議を行う(Web会議もしくは対面)
□上司自ら、相談にのれる日時を公開しておく
□テキストコミュニケーションに固執せず、ニュアンスが伝わっていない場合は、Web会議など違う方法に素早く切り替える
□オンライン飲み会などを行い、交流を図る。その際、上司はあくまでも聞き手に徹することで、社員の本音やキャラクターが理解しやすくなる
□オンラインイベントやワークショップを開催する

管理し過ぎないことが大切

社員の勤怠管理に頭を悩ませている企業は少なくないでしょう。しかしあまりに厳しい管理をしてしまうと、社員が萎縮してしまい、働きにくい環境となってしまいます。上司が部下に敬遠され、尊敬できない対象として見られてしまう可能性もあります。逆に業務時間を管理する人がいないため、オーバーワークになってしまうケースもあり注意が必要です。ではどのようにすればいいのでしょうか。以下のような勤怠管理を行っている企業があります。参考にして、自社にあった方法を探ってみてはいかがでしょうか。

●仕事始めと終わりに、上司宛てに連絡を入れる
●サーバー上にある、出勤管理ツールに出勤状況を記入する
●パソコンのログイン・ログアウトの時間で管理
●Webカメラを常時接続する
●時間外労働や休日勤務の禁止などの、オーバーワーク対策のためのルールを設ける

業務の見える化を行う

過剰な管理やオーバーワークを無くすために必要なのが、「業務の見える化」です。業務状況を共有することで進捗状況が分かるだけではなく、社員が困るであろうポイントが予測できるため、社員を見守りながら適切にサポートしやすくなります。

業務の見える化を推進するため、日産自動車株式会社では、Outlookのスケジューラー機能を活用。個人の業務予定をグループや部署単位で共有し、さらに週に1回連絡会を行うことで、業務の進捗状況の確認などを行っています。

株式会社リクルートマネジメントソリューションズでは、組織内の人間のみが見られる場所で、全員のスケジュールを開示しています。さらにアクティビティごとの実働時間の把握も行っており、タイムマネジメントスキルの向上にも繋がっています。

このようにスケジュールを共有することで、業務の進捗状況が把握できるため、過剰な勤怠管理が必要なくなります。互いの空き時間が分かることで、相談ごとのある社員などの話も聞きやすくなるでしょう。Googleカレンダーなど無料のツールであれば導入しやすいメリットもあります。

社員とディスカッションする機会を設ける

Web会議システム「Zoom」や、ビデオチャット「Discord」などを使って社員同士で公開コミュニケーションを図るのもおすすめです。あらかじめ、ある程度話す内容を決めておくことで、自然とコミュニケーションが活性化していきます。仕事内容の言語化により、考えが深まるうえ、プレゼンテーション能力も鍛えられるでしょう。

テレワークにおけるコミュニケーションの活性化の鍵は「仕掛け」

ただツールを用意するだけでは、コミュニケーションの活性化にはつながりません。何か話をしたくなる「仕掛け」が必要です。そのためにも上司自らフランクな雰囲気を出したり、チャットシステムに雑談スペースを設け、そのスペースの活性化リーダーを若手社員に任せたり……。若手からベテラン層まですべてを巻き込んで仕掛けを行っていくといいでしょう。