Shareテレワークは、私たちの働き方やコミュニケーション方法に変化をもたらしています。テレワークが始まった初期は、チャットでの迅速な返信が求められることが多かったかもしれませんが、今では柔軟なアプローチが求められています。
この記事では、テレワーク環境で即座の返信が必要でない場合と、そうでない場合について考えてみましょう。
テレワークで即レスは必要ない？
テレワークで業務を行うにあたり、社員や外部の方とのコミュニケーションにチャットツールを活用する企業も多いでしょう。チャットツールはメールよりも気軽にメッセージを送れる一方で、「早く返信しなきゃ！」という心理に陥りがちです。
しかし、テレワークにおいて即レスが求められる場面とそうでない場面があるのです。なぜ即レスが必要ないのかについてまずは見ていきましょう。
テレワークは自分で時間の管理をする必要がある
テレワーカーは自分のスケジュールを管理し、やるべきタスクに集中しなければなりません。特にWebマーケターやクリエイターなどは作業に集中しなければならない場面も多いはずです。チャットツールなどでの即レスは集中を阻害しかねず、結果、業務の遅れにつながることもあるのです。ですから、集中した作業が求められる職種の場合、即レスをしなくても良い場合があるのです。
適切なコミュニケーションが重要
適切なコミュニケーションはタスクの効果的な遂行に不可欠ですが、そのためにはすぐにチャットなどで返信する必要はありません。業務が滞らない適切なタイミングで返信しましょう。
テレワーク中の即レスのデメリット
即レスをするとメンバーや取引先に喜ばれるかもしれません。しかし、即レスにはデメリットもあります。
作業が中断される
即レスにこだわりすぎると、作業中に何度も中断することになります。これは集中力の喪失やストレスの原因になる可能性があり、業務が滞ってしまう原因になります。
情報が不確実になってしまう
即レスが当たり前になると、情報が不確実になりがちです。
なぜなら、早く返信をするために、深く調べる前に情報を送ってしまったり、急ぐあまり誤った情報を送ってしまうなど正確な情報を端的に伝えることが難しくなるためです。急ぎの情報とそうでない情報を区別し、即レスではなく落ち着いて情報を整理したうえで返信をしましょう。
即レスが適切な場合もある
もちろん、即レスが必要なケースもあります。ここではすぐに返信をした方がいい場合について紹介しましょう。
セールスやカスタマーサポートなど、顧客を相手に業務をしている場合
テレワークの業務の中でも、セールスやカスタマーサポート、カスタマーサクセスなど、顧客を相手に業務を行っている場合は、なるべく即レスが望ましいでしょう。お客様への返信が遅くなってしまうことで、顧客満足度を下げてしまったり、成約のチャンスを逃してしまう可能性もあるためです。即レスが難しい場合にはチームメンバーに対応を協力してもらうなど、社内の体制を整えることもおすすめです。
緊急性が高い案件
緊急の問題やクライアントからの急な要望には、即座の対応が求められることがあります。この場合は、早期の問題解決や顧客満足度を高めるために、即レスを心掛けましょう。
すぐに正しい情報が出せない場合には、「確認してご連絡します」など、一次返信だけはすぐに返すようにすると相手も安心です。
リアルタイムで一緒にオンラインで作業をしている場合
プロジェクトの進捗をリアルタイムで共有し、チームメンバーと作業を行っている場合、即座のレスポンスは大変重要です。特に共同作業ツール（たとえばGoogleドキュメントやスライド、ホワイトボードツールなど）を使用する際には、すぐにリアクションをすることが望まれます。
適切なタイミングでのコミュニケーションをするには？
即レスが必要な場面とそうでない場面を見分けるのは慣れないうちは大変かもしれません。タスクの性質や緊急度に合わせて、コミュニケーションのタイミングを調整するように意識をしてみましょう。
また、チーム全体でコミュニケーションルールを明確にし、即座の返信が本当に必要かどうかを共有するのもおすすめです。
まとめ
テレワーク環境で即座の返信が必要でない場合と、そうでない場合について詳しく解説しました。
テレワークをしていると、社員や外部の人の表情が見えないため、メッセージを即レスしないと信用を失ってしまうのではないかと心配に思われる方もいるかもしれません。しかし、必ずしも即レスが求められるわけではないので、安心してください。
即レスが必要なケースは、緊急性が求められる場面やリアルタイムで情報共有しながらチームで作業をしている場面です。メッセージを送る時は、どうしても自分の作業が止まってしまい、集中力が欠けてしまうので、即レスが必要かどうかを自分で見極めるようにしましょう。
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