テレワークの場合、業務進捗の確認やコミュニケーションとして、定期的にオンラインミーティングが行われます。このようなミーティングは、業務をする上で大切だとわかりつつも、「回数が多い」「会議が長い」などの不満を心の底で思っている人もいるのではないでしょうか。

本記事では、テレワークでWeb会議が多い、または長い場合に生じる心身の影響と心構えについて解説します。

テレワークの会議が多い&長くなる理由

テレワークで会議を行う場合、時間が長かったり、頻度が高くなったりする場合があります。主な理由については次のとおりです。

・会議のゴールが定まっていない→ゴールを先に提示することが必要
・進捗報告がメインの会議が含まれている→チャットや共有シートに記録するだけで報告できる
・時間配分が十分にできていない→議題の時間配分を行う、時間のリミットを明確にする

テレワーク会議が多く、長いときに及ぼす影響

テレワークでの会議が多く、長い場合、働く側にとって何らかの影響を及ぼします。

仕事が時間内に終わらない
一日にテレワークでの会議の回数が多い、時間が長いと、時間内に終わらないといった状況になる可能性があります。結局は残業することとなり、夜になってようやく仕事が片付いたということになるかもしれません。

心身ともに疲れてしまい、集中力が持続しなくなる
テレワーク会議後、きちんと取り掛かりたい……と思っても、身体が疲れてしまい、集中力が持続できないことがあります。このような状況を体験したことがあるテレワーカーは、何らかの対策を考えておくと良いでしょう。

休憩時間を取らなくなる
労働基準法第34条によると、1日当たりの労働時間が、
・6時間以上8時間以下の場合→少なくとも45分
・8時間以上→少なくとも1時間
と決められています。テレワーク会議があまりにも多い、時間が長いと、休憩時間を仕事に充てるというテレワーカーが出てくることでしょう。

(参考)労働時間・休憩・休日関係|厚生労働省

対象者別・テレワーク会議の心構え

こちらの章では主催者と招待者に分けてテレワーク会議の心構えについて解説します。

【主催者の場合】

テレワーク会議を取りまとめる立場の方は、次のことを意識しましょう。

・事前に主旨とアジェンダを告知し、時間配分を考える
参加者には、会議の主旨と議題などを含めたアジェンダをメールやチャットで連絡しましょう。議題が複数にわたる場合は、時間配分を考えておきましょう。また、会議に質問タイムを設けるなら「5分リミット」「3人まで」などという制限をかけていきましょう。

・議題の募集は基本会議開始前にヒアリング
テレワーク会議では議題を募集することがあります。会議自体にメリハリをつける意味でも会議開始前に募集することをおすすめします。会議中に「〇〇の議題もついでに入れていいですか」という後出し対応に関しては、基本受け付けないルールを決めておきましょう。

・会議を実施する曜日と時間帯を概ね定めておく
定例の会議なら、実施する曜日と時間帯を概ね決めておくと、参加者もメリハリをつけて仕事をこなせます。参加者のスケジュールを共有しておくと、最適な曜日と時間帯が洗い出されるでしょう。

・議題の重要度を考える
テレワーク会議でもすぐ対応しなくてはならないような議題と、それ以外の議題があります。もし、議題の件数が多い場合は、重要度を考えた上で、会議を行いましょう。重要度が低い議題に関しては、チャットツールでやり取りします。

【招待者の場合】

テレワーク会議に招待された人の立場の方は、次のことを心構えましょう。

・直近の会議の時間や回数を確認する
テレワーク会議が何件か入っている場合は、時間や回数を確認します。確認しておくと、仕事の時間配分がしやすくなります。

・議題を提案するタイミング

テレワーク会議を効率的に行うには、招待者も配慮が必要です。特に議題の提案は、仕事をしながら考えて、会議開始前に連絡しておくと会議中のファシリテーターや議事録担当者の負担が軽減されます。

チームとして成果を出したいならテレワーク会議の質を考えておこう

テレワーク会議は仕事をこなす上で、大切なことです。とはいえ、会議のゴールや目的、アジェンダが明確でないと、無駄な時間を費やしてしまうリスクがあります。主催者側も招待者側もストレスが生じないよう、周りのことを配慮した心構えが必要不可欠です。

この記事を参考にテレワーク会議の質を上げるには、どうしたら良いか考えてみてはいかがでしょうか。