テレワーカー必読！Gmailをより便利に使う小技5選

多様な機能が無料で使えるGmail。多くのテレワーカーさんも利用されていることと思います。いままでも、以下のようなGmailの使い方ハックをご紹介してきましたが、今回は、細かいけれど知っていると便利な機能を6つ厳選して、お伝えしたいと思います。

・メールは自動で仕分ける時代！Gmailのフィルター設定とは？
・タスク管理が苦手な人へ。Gmailのスヌーズ機能を活用しよう

Gmailで業務を効率化する小技6選

未読アイコン

ブラウザのタブをいくつも開いて作業をしているとき「新着メールに早く気が付きたい。でも、毎回デスクトップ通知がきてしまうのは避けたい…」そんなあなたにおすすめなのが、未読アイコン。この機能をオンにしておくと、タブ上に未読のメール数が表示されるので、「新着メールが届いているか」「お客様からの返信が来ているか」を手元の作業を止めることなく確認できます。また、メールが何通以上になったら、処理をする等のルールを決めて作業を効率化することもできますよ。

ちなみに、Chromeブラウザにて、タブをピンしている場合にも利用可能です。

【設定手順】
Gmailの設定ボタン > すべての設定を表示 > 詳細 > [未読メッセージアイコン]を有効にする

メールの検索対象に「迷惑メール」「ゴミ箱」を含める

Gmail内を検索する際の検索対象をご存知ですか？デフォルトの検索対象は「すべてのメール」となっており、受信トレイにあるメールも、アーカイブ済のメールも対象なのですが、実は「迷惑メール」と「ゴミ箱」に入っているメールは含まれません。

※Gmailでの「すべてのメール」は、「迷惑メール」「ゴミ箱」以外のメールを指します

「迷惑メール」に入っているかもしれないメールを探すときには、通常の検索窓から検索してもヒットすることはないので、注意が必要です。

【利用方法】
検索窓の右横の [検索オプションを表示] から、検索にて [すべてのメール（迷惑メール、ゴミ箱のメールを含む）] をクリックした上で、任意のキーワード等で検索します

返信時のデフォルト操作

メールの返信時、複数の宛先やCCが含まれている場合、すべての人に返信することがあると思います。しかし、Gmailの初期設定では、通常の返信ボタンから返信メールを作成すると、メールの差出人1人に対しての返信が作成されます。そこで、メニューボタンから、一人に返信ではなく、全員に返信を選ぶことができるのですが、毎回これをやるのは少々面倒ですよね。実は、すべてのメールにおいて、[全員に返信] をデフォルトとすることができるんです。

【設定手順】
Gmailの設定ボタン > すべての設定を表示 > 全般 > 返信時のデフォルト設定で、[全員に返信]を選択する