テレワークが推進され、オンライン会議が当たり前になった昨今。一日に会議がいくつもあって、議事録の作成に追われてしまっている、なんてことはありませんか?

以前にも、Googleドキュメントを活用してオンライン会議を効率化する方法をご紹介したのですが、今回は、Googleから発表された新機能Smart Canvas(スマートキャンバス)を使って、もっと便利に議事録を作成する方法をご案内したいと思います!

※Googleドキュメントとは※
無料のGmailアカウントや企業向けのGoogle Workspaceのアカウントをお持ちの方なら誰でも利用できる、文書作成サービスです。インターネット上にデータを保存するクラウド上のサービスであるため、同じドキュメントに複数人が同時にアクセスして、一緒に編集することができます。

リモートワークで役立つSmart Canvas(スマートキャンバス)とは?

GoogleアカウントやGoogle Workspaceのアカウントを持っていると、ドキュメント作成やスケジュール管理、オンライン会議などテレワーク中の業務に必要なアプリを利用することができます。さらに、2021年にローンチされたこのSmart Canvas機能を使うと、Googleドキュメント上で各種アプリが横断的に連携され、日々の作業効率をアップしてくれます。

少々概念的な機能なので捉えるのが難しいのですが、ドキュメント上という一つの場所でGoogleの様々な機能が使えるようになるよ、とイメージしていただければ問題ありません。Notionを使ったことがある方は、Notionの使い勝手に近くなる、とイメージしていただいてもよいと思います。

Smart Canvas では様々なことができるのですが、今回は、議事録作成のシチュエーションにフォーカスしてご紹介したいと思います。

参考:Google Workspace の活用でコラボレーションを変革

リモートワーク時の議事録作成でSmart Canvasを利用する方法

スマートチップと呼ばれる機能を利用します。使い方はとっても簡単。Googleドキュメントを開き、半角英数で “@” を入力するだけ。そうすると、ドキュメント上で実行できるアクションのメニューが表示され、簡単に議事録作成を実行することができます。

上記のような、様々なメニューが表示されます。

 この中から [会議メモ] というメニューをクリックすると、すでに登録されているカレンダーの予定が出てくるので、任意のものをクリックすることで、テンプレートが表示されます。

テンプレートに含まれるのは以下の点。
・参加者
・メモ
・アクションアイテム

このテンプレートに必要な事項を記入していきます。この記入の段階でも、スマートチップが活躍します。

参加者を追加する

参加者の欄で、半角英数の “@” を入力することで、関係するであろうメンバーがAIによって提案されます。もしリストに出てこなくても、メンバーのメールアドレスや名前を何文字が入力すると、候補がでてきますので、選択することができます(以前にやりとりしたことのある人、組織内のメンバー、Googleアカウントを保持しているメンバー等に限られます)。

アジェンダを追加する

テンプレートは自由に編集が可能。ここでは、メモをアジェンダに変更して、項目を入力していきます。箇条書きの設定になっているので、入力して行送りするだけできれいにアジェンダが入力できます。

TODOリストを活用する

テンプレートでは、アクションアイテムと表示されていますが、いわゆるTODOリストを作成できます。例えばテレワーク中の定例会議の議事録であれば、先月からのTODOリストをコピーしてきて、会議内で進捗を確認するのもいいですし、会議参加者に事前にチェックしておいてほしい事項を記入しておくのもおすすめです。

ちなみに、新たにチェックリストを追加したいときも、半角英数の”@”で簡単に挿入できますよ。

リモートワーク中の議事録作成でSmart Canvasを利用すると便利な点

上記の通り、議事録の作成をアシストしてくれるSmart Canvasですが、さらに助かる機能があるので、ご紹介します。

予定とリンクして、カレンダーに自動添付してくれる

議事録内に日付を入力していたり、テンプレート作成時にすでにカレンダーに登録された予定を選択していると、ドキュメント横に、「会議メモを添付しましょう」というポップアップが表示されます。ここで [添付] をクリックするだけで、カレンダーの予定にファイルを添付できます!わざわざカレンダーを開いて、添付しに行く必要はありません。

メンションしたメンバーに自動で共有してくれる

議事録内にメンションしたメンバーにこの議事録がまだ共有されていない人がいる場合、「会議メモを共有しましょう」というポップアップが表示されます。これも、[共有して添付] を1クリックするだけで、簡単に共有が可能です。

Googleドキュメントで簡単らくちんにリモートワーク中の議事録作成

いかがでしたか?

このように、メンションでメンバーの名前を挿入したり、Googleドキュメントのリンクを入れる機能は、Smart Canvas のリリースに先だって利用できるようになっていたのですが、今回のリリースで、これらの機能を総動員して議事録作成をアシストしてくれるようになったのです。

今まで「手間だな」と思っていた作業がどんどん自動化される時代。新しい機能を存分に活用して、簡単らくちんに議事録を作成しましょう!