個人向けのGmailアカウントや、企業向けのGoogle Workspaceのアカウントで利用できる方なら誰でも利用できるGoogleフォーム。アンケートなどを作成するのに便利で、ビジネスシーンでも多く利用されています。

自身で作成したことがない方でも、回答はしたことがある!という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな便利なGoogleフォーム。作成自体はとっても簡単なのですが、ビジネスで利用するときには、気をつけてほしいポイントがいくつかあります。

私自身、Googleフォームを回答者として利用する際に「あ、これ設定間違っているな…」というポイントを見つけることが多いので、今日はその注意点をまとめてお伝えしたいと思います!

Googleフォームとは?何が便利なの?

Googleフォームは、Googleが提供しているアンケート作成のサービスです。オンライン上で簡単にアンケートを作成できるだけでなく、URLやメールを使って回答者へ共有、得られた回答を自動集計してくれるのが便利なサービスです。

ビジネスシーンでの活用事例としては、以下のようにさまざまです。

・イベントやセミナー、勉強会のアンケート
・社内イベントの日程調整や出席確認
・お客様アンケート
・新人教育などでの自社サービスの理解度チェック
・休暇、経費などの申請フォーム
・社内の意見箱

工夫次第で、いろんな可能性があるGoogleフォームですが、いくつかの注意点があるのでご紹介していきます。

Googleフォームのビジネス利用で気をつけたいポイント

「Googleアカウントへのログインが必須で、回答者が回答できない!」

Googleフォームの作成には、無料のGmailアカウントや、企業・教育機関向けのGoogle Workspaceのアカウントが必須ですが、回答者には必須ではありません。

Googleフォームを作成する際、「社内利用に限定したい」もしくは「メールアドレスを確実に取得したい」という目的で、Googleアカウントへのログインを必須にする、という設定をすることが可能です。

便利な機能でもあるのですが、社外やGoogleアカウントを持たない不特定多数の人から回答を得たい場合などに、誤ってこの設定をしていると、「せっかくアンケートに答えようと思ったのに、Googleアカウントへのログインを求められて進めない!」となり、せっかく回答しようとしてくれた機会を失ってしまうことになりかねません。

Googleアカウントへのログインが不要の場合には、フォームの展開前に設定箇所を必ず確認しましょう。

▼設定箇所

フォーム作成画面上の [設定] > [回答] > [メールアドレスを収集する] をオフに

「回答者を共同編集者として招待してしまう」

GoogleドライブやGoogleドキュメントを普段お使いの方は想像しやすいと思いますが、Googleのオンライン上で作成できるドキュメント類には、共同編集という機能があります。

例えば、1つのドキュメントを、複数人が同時にログインをして編集できるので、議事録の作成や部署内でのスライドの共同作成などに便利な機能です。

Googleフォームも同様に、複数人で同時にフォームを作成、編集することができます。

フォームを完成させてあと、本来は、フォームの回答画面を対象者に送りたかったのに、誤って共同編集者として共有し、フォームの裏側の編集画面にアクセスできるようになってしまっていた!というケースがあります。

回答者としても困ってしまういますし、意図せず編集されてしまう可能性もありますので、防ぎたいミスです。

▼設定箇所

フォーム作成画面右上の [送信マーク] > 任意の送信方法(メール、リンク、埋め込み)を選択し、送信します

「集計データが誰でも閲覧できる状態になってしまっていた!」

顧客データを集めたりする際などに特に注意したいのは、集計データを見れる人がどこまでか、というポイント。氏名や連絡先、会社名など、個人情報が含まれるものなどは特に、細心の注意を払って取り扱わねばなりません。

Googleフォームは、結果の概要(Googleが自動で回答をグラフ化したりしてまとめてくれるもの)を回答者に共有することができます。匿名のアンケート等では有効な機能ですが、共有すべきではないデータが公開されないように、設定を確認しましょう。

▼設定箇所

フォーム作成画面上の [設定] > [プレゼンテーション] > [結果の概要を表示する] をオフに

適切な設定で、Googleフォームを便利に使おう

無料で誰でも簡単にアンケートが作れてしまうGoogleフォーム。

しかし、1つの小さな設定を誤ってしまうことで、有効な回答が得られなかったり、仕事をする上での信頼を失うことになるのは本意ではありませんよね。気を付けるべきポイントをしっかり抑え、便利にGoogleフォームを使いましょう。