Share個人向けのGmailアカウントや、企業向けのGoogle Workspaceのアカウントを活用している方なら誰でも利用できるGoogleフォーム。アンケートなどを作成するのに便利で、ビジネスシーンでも多く利用されています。
自身で作成したことがない方でも、回答はしたことがある！という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな便利なGoogleフォームは、作成自体はとっても簡単なのですが、ビジネスで利用するときには気をつけてほしいポイントがいくつかあります。
私自身、Googleフォームを回答者として利用する際に「あ、これ設定間違っているな…」というポイントを見つけることが多いので、今日はその注意点をまとめてお伝えします！
テレワークにも便利なGoogleフォームとは？何が便利なの？
Googleフォームは、Googleが提供しているアンケート作成のサービスです。オンライン上で簡単にアンケートを作成できるだけでなく、URLやメールを使って回答者へ共有、得られた回答を自動集計してくれるのが便利なサービスです。
ビジネスシーンでの活用事例としては、以下のようにさまざまです。
・イベントやセミナー、勉強会のアンケート
・社内イベントの日程調整や出席確認
・お客様アンケート
・新人教育などでの自社サービスの理解度チェック
・休暇、経費などの申請フォーム
・社内の意見箱
テレワークが推奨される昨今、社内やプロジェクトメンバーが別々の場所で働いていたり、クライアントとの面談が難しい場合などにも、簡単に情報の収集と集計ができてしまう便利な機能ですよね。
このように、いろんな使い道があるGoogleフォームですが、いくつか大事な注意点があるのでご紹介していきます。
Googleフォームのビジネス利用で気をつけたいポイント
「Googleアカウントへのログインが必須で、回答者が回答できない！」
Googleフォームの「作成」には、無料のGmailアカウントや、企業・教育機関向けのGoogle Workspaceのアカウントが必須ですが、「回答者」には必須ではありません。
Googleフォームを作成する際、「社内利用に限定したい」もしくは「メールアドレスを確実に取得したい」という目的で、Googleアカウントへのログインを必須にする、という設定をすることが可能です。
便利な機能でもあるのですが、社外やGoogleアカウントを持たない不特定多数の人から回答を得たい場合などに誤ってこの設定をしていると、「せっかくアンケートに答えようと思ったのに、Googleアカウントへのログインを求められて進めない！」となり、せっかく回答しようとしてくれた機会を失ってしまうことになりかねません。
Googleアカウントへのログインが不要の場合には、フォームの展開前に設定箇所を必ず確認しましょう。
▼設定箇所
「回答者を共同編集者として招待してしまう」
GoogleドライブやGoogleドキュメントを普段お使いの方は想像しやすいと思いますが、Googleのオンライン上で作成できるドキュメント類には、共同編集という機能があります。
例えば、1つのドキュメントを、複数人が同時にログインをして編集できるので、テレワーク中のオンライン会議の議事録作成や部署内でのスライドの共同作成などに便利な機能です。
Googleフォームも同様に、複数人で同時にフォームを作成、編集することができます。
フォームを完成させたあと、本来はフォームの回答画面を対象者に送りたかったのに、誤って共同編集者として共有し、フォームの裏側の編集画面にアクセスできるようになってしまっていた！というケースがあります。
回答者としても困ってしまいますし、意図せず編集されてしまう可能性もありますので、防ぎたいミスです。
▼設定箇所
「集計データが誰でも閲覧できる状態になってしまっていた！」
顧客データを集めたりする際などに特に注意したいのは、集計データを見れる人がどこまでか、というポイント。氏名や連絡先、会社名など、個人情報が含まれるものなどは特に、細心の注意を払って取り扱わねばなりません。
Googleフォームは、結果の概要（Googleが自動で回答をグラフ化したりしてまとめてくれるもの）を回答者に共有することができます。匿名のアンケート等では有効な機能ですが、共有すべきではないデータが公開されないように、設定を確認しましょう。
▼設定箇所
Googleフォームの活用事例3選
Googleフォームのビジネス利用の注意点が確認できたところで、活用事例もご紹介します！
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