2019年末から新型コロナウイルスの感染が拡大し、それに伴ってテレワークを導入する企業が増えました。テレワークが普及し始めて約2年、テレワークならではのマナーを提唱する人物や記事が乱立するように。中には「本当!?」と首をかしげたくなるものも…。
本記事では、テレワーク中に生まれたヘンテコマナーをご紹介していきます。

テレワークでよく使われるWeb会議に関するヘンテコマナー

まずはテレワークが普及してよく見かけるようになった「ヘンテコマナー」を見ていきましょう。

<5分前には入室すること!>
「5分前行動をしましょう」とよく言われるように、Web会議でも5分前には入室しましょうと訴える記事や意見を見かけることがあります。

対面でのオフィス訪問であれば、公共交通機関のダイヤ乱れや何らかのトラブルがあった場合に備えて早めに行動する方が無難かもしれません。

しかし、ボタンを押すだけで参加できるWeb会議では、入室前の画面で待機するようにしておけば間に合いますので5分前から入室する必要はありません。オフィス訪問でも実際にお邪魔するのは2〜3分前ですよね?ミーティングツールによっては入室した際にホストに通知が送信されるものもありますので、相手に気を遣わせないためにも、入室のタイミングは早くても1〜2分前にするのが良いでしょう。

<終わる時は、深々と頭を下げて会議終了ボタンを押す!>
会議を終える時は、お互いに感謝の言葉を伝え、会釈をしてから退室することが多いのではないでしょうか。ただ、「深々と」頭を下げて会議終了ボタンを押さないといけないというマナーは、どこか違和感がありますよね。

もちろん、長時間にわたる会議や重要な会議だった場合など、相手にしっかりと感謝の気持ちを表したい時もあると思いますので、そういう時は深々と礼をするのも良いと思います。しかし、全てのWeb会議においてそうする必要はありません。お互いに気持ちよく会議を終えられるように、場面に合わせて適切に振る舞うようにしましょう。

<Zoom会議では上司より先に退出してはいけない!>
当たり前ですが、Web会議において席次はありません。したがって、上司よりも先に入室し上司よりもあとに退出しなければならないなんてルールもありません。

もちろん遅刻は失礼にあたりますので、開始時間に間に合うように入室し、会議が終わったら速やかに退出するようにしましょう。

<Web会議でも相手の目を見て話しなさい!>
Web会議において相手の目を見るということは、つまりカメラを見ることになります。しかし、大抵のパソコンは画面のサイドや上部分にカメラが備わっていると思います。よって、カメラを見ながら話そうとすると、画面から目をそらした状態で会話することになります。

画面を見なければ相手の反応も伺えませんし、映し出している資料も見れないことになりますので、Web会議で相手の目をみて話すことは非合理的です。目を見て話すことはできないと割り切り、その分丁寧なコミュニケーションを心がけた方が良いでしょう。

相手も、Web会議において目を見て話すことが難しいということに対して一定の理解があるはずです。

本当に気を付けたいマナーって?

それでは、テレワークをするにあたって本当に気を付けたい真のマナーは何なのでしょうか。ここでは最低限気を付けるべきマナーをご紹介します。

<事前のマイク・カメラチェック>
会議が始まる前に、マイクやカメラが問題なく使えるかどうかを確認しておくことは非常に重要です。入室してからトラブルがありマイクやカメラの設定をし直すのは、相手の貴重な時間を奪ってしまうからです。

Web会議のツールによっては入室前にマイクやカメラの確認をする機能がありますので、ぜひ活用していきましょう。

<自分が喋る時以外はミュートにしておく>
3名以上が参加する会議や、周りの音が気になる環境から会議に参加する場合は、自分が発言しない時はミュートにするようにしましょう。ちょっとした雑音を拾ってしまい、発言者の声を正しく拾えなくなってしまうからです。

人数が増えれば増えるほど雑音が増えて会話がしづらくなるので、お互いに気遣って気持ちよく会議を進められるようにしましょう。

<カフェなど他の人がいる場所ではWeb会議をしない>
テレワークの場合、近くのカフェで作業をする場合もあると思います。ただし、Web会議についてはできる限り外からの参加は控えましょう。なぜなら、外部の方との会議の場合はいうまでもありませんが、社内会議であってもカフェなど他の人がいる場所から会議に参加すると情報が漏れてしまうことに繋がりかねないからです。

イヤホンを付けていれば問題ないのではないかと思われそうですが、画面の情報から情報漏洩する場合も少なくありません。Web会議は、原則人のいない場所から参加するのがマナーでしょう。

<人を呼ぶ前に要件を知らせる>
テキストコミュニケーションが基本のテレワークにおいて、Web会議でのコミュニケーションは多くの時間を消費します。何も知らずに言われるがまま会議に参加してみたらテキストコミュニケーションでも十分に回答できる内容だった、という事態だけは避けたいですよね。

要件は事前に知らせて、Web会議の目的や必要性を相手にも確認してもらえるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?今回はテレワーク中のWeb会議に関するヘンテコマナーと、本当に気を付けたいマナーについてご紹介しました。

新しい制度が出てくると、関連する噂話や表面的なルールなどがしばしば出てきますが、疑問に思った時は本当にそのルールが必要なのかを改めて考えるようにしましょう。