皆さんは仕事をする上でどのようなビジネスツールを使用していますか？スケジュール管理やタスク管理、データ共有、メモ、ドキュメントなど、それぞれ用途に合わせたツールを使用している人が多いですよね。テレワークの時間が増えた今、使用するツールの数が増えたという方もいるのではないでしょうか。
ですが、使用するツールの数が多ければそれだけ時間も掛かりますし、毎回アプリを開くのも面倒ですよね。それらビジネスで必要なツールを集約した万能アプリが「Notion」です。

Notionはここ数年で利用者が飛躍的に増えており、現在では全世界で約1000万人のユーザーがいます。最近では日本国内の注目度も高まりつつあり、2021年に日本語版が追加されるとの発表から、これから国内での利用者が爆発的に増えることが予想されています。

そんなNotionは、情報を一元管理できるオンライン情報共有アプリです。そしてドキュメントやカレンダー、ToDoリストなどの多彩な機能を備えています。
その魅力は、
①情報の集約・整理に優れている
②タイムラグがない
③無料プランでも全ての機能が利用可能
という点です。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

①情報の集約・整理に優れている

スケジュール管理はGoogleカレンダー、タスク管理はTrello、ファイル管理はDrop box、そして簡単なメモを取りたいときはメモ帳を起動して・・とそれぞれ用途に合わせたツールを使用していませんか？Notionにはそれらの機能が全て備わっているため、情報を一元化し集約することが可能です。それだけで作業効率が大幅にアップしますよね。

そして何より便利なのが、ウィキ機能、ドキュメント機能、データベース機能といったノートアプリとしての活用です。

・ウィキ機能
記入したコンテンツを複数人で共有でき、権限を持つ人のみが書き換えられる機能です。チームで利用するのに便利で、会社規定やマニュアル管理等に利用できます。情報を階層化して管理することができるため、情報の整理・蓄積に役立ちます。

・ドキュメント機能
ドキュメントをオンライン上で作成、保存できる機能です。Notionの大きな魅力の一つとして、このドキュメントの使いやすさ・書きやすさが上げられます。マークダウン記法で書き進められるためメモ帳や議事録としても利用できますし、サイドバーから必要な情報へすぐにアクセスできるようになっているため、管理が非常に簡単です。

・データベース機能
格納した情報を様々な切り口から集約・整理できる機能です。このデータベース機能こそがNotionの最大の特徴で、この機能を活用することにより蓄積したデータを「取り出しやすく」そして「見やすく」することができます。
例えば、このデータベース機能を活用してToDoリストを作成した場合、「受注した日」「締め切り」「カテゴリ」「優先度」など自由に設定し、フィルターにかけソートを行うことで、必要な情報だけを必要な順序で取り出せるようになります。日付を設定していればカレンダーに表示させることも可能です。

今回ご紹介した機能はNotionの中でもごく一部です。正直、Notionでできないことはないのでは？と思うくらいの多機能が備わっており、全てを活用することは難しいでしょう。ですが、ここまでの多機能が備わっていても、複雑な操作や無駄なボタンは一切なく、初めて利用する人でも視覚的に操作がわかりやすいところがNotionの魅力です。
テレワークをこなす人にとって、日々のスケジュール管理やタスク管理は非常に大切。そんな管理はNotionで一元化し、効率化していくことで仕事もさくさく進みますよ。

②タイムラグがない

この「タイムラグ」には2つの意味があります。1つは、文字を打ち込む際のタイムラグ。もう1つは同期のタイムラグです。
ブラウザ上やアプリ上で文字を打ち込んでいると、使用するツールによっては若干のタイムラグが発生することがありますよね。特にGoogleドキュメントなどのオンライン上で常に保存・共有が可能なツールであれば、キーボードで打ってから画面に表示されるまでほんの少しのラグが発生することがほとんどです。慣れている人にとってはさほど違和感はないくらいのラグですが、Notionではそのラグが全くと言っていいほど発生しません。一度使えば、その書き心地の良さにタイプが止まらなくなってしまうかもしれませんよ。

そしてNotionでは、記入したドキュメントが自動で保存され、共有設定をしている場合は他のユーザーや端末から見ることができます。その同期によるタイムラグも全くと言っていいほど発生しません。驚くほどスムーズに同期され、ラグによる情報の見落としなどが起きることがないのです。

③無料プランでも全ての機能が利用可能

有料のツールであれば、無料プランだと機能が制限されることが多いですよね。Notionは、個人の利用に関しては無料で全ての機能が利用可能です。但し、無料プランでは、複数人で共有する場合はメンバー5人まで、ファイルのアップロードは5MBまでという制限があります。ですが、個人で利用するなら全ての機能が無料プランで利用できるため、一度メモ代わりに少し使ってみるなど手軽に始めてみてもいいでしょう。

自宅で一人テレワークをしているとついだらけてしまうこともありますよね。テレワーカーにとって日々のスケジュール管理やToDo管理は非常に大切です。そんなコンテンツを管理するツールとして、使いやすく幅広い機能を備えたNotionは最適です。また、相手の顔が見えないテレワークにおいて重要な情報共有もスムーズに行うことができます。
そして、自分が行った仕事の情報を蓄積し、簡単に整理でき、必要な時に必要な情報を取り出すことができるという点においてNotionは非常に優れたツールです。Notionを活用し、テレワークを効率的に、そして快適に進めることができますので、ぜひ一度試してみてください。

公式サイト：https://www.notion.so/