Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用できる、Googleドキュメント。
ただの文書作成ツールでしょ?と侮るなかれ。

実は、ビジネスのあらゆるシーンで活用できる、”添削機能”があるんです。日常的に文章を書く、あるいは、添削する立場の人にはもちろん、すべてのビジネスパーソンにぜひ知っておいて欲しいです。

Wordを使っている方は、「変更履歴」として馴染みがある機能かもしれません。「Googleだとできない」と思っていた方も、ぜひお試しください。

Googleドキュメントの3つのモード

Googleドキュメントは、編集、提案、閲覧の3つの異なるモードがあるのですが、これを知らずに利用されている方が多いようです。まずは、それぞれがどんなモードなのか確認しましょう。

画面の右上にあるボタンから、現在利用しているモードが確認できます。

「編集モード」

通常、Googleドキュメントを新規作成するときに開かれるのが、この編集モード。
文書作成ができるモードです。

「提案モード」

今回ご紹介したいのが、この提案モード。編集モードで作成した文書を添削し、修正を提案することができます。

「閲覧モード」

提案モードを利用し作成した文書の最終確認をするのに便利な、閲覧モード。印刷する前のプレビューとしても利用できます。

Googleドキュメントの添削機能、提案モードの使い方

Googleドキュメントで文書添削をするときの流れ

  1. まずは、編集モードでいつも通り文書を作成しましょう。
  2. 文書が作成できたら、添削をしてもらいたい人に、ドキュメントを共有します。
  3. 共有を受けた人は、ドキュメントを開いて、画面右上のボタンから提案モードを選択します。
  4. 提案モードを使って、文書を添削し、添削が完了したら、作成者に連絡します。
  5. 添削を受けた人は、添削箇所を確認しながら、文書を完成させます。

提案モードの使い方

Googleドキュメントで提案モードを選択した状態で、文書を添削していきます。

要領は、通常の添削と同じで、修正したい箇所にカーソルを合わせて、削除や置き換え、改行の変更を行っていきます。

文書上には、削除であれば該当の箇所に取り消し線が入りますが元の文書も残り、置き換えられた単語や文章、変更された改行やスペースは色付きで表示されていきます。修正の内容は、修正した人ごとに別の色で表示されるので、誰が修正したのかもわかりやすくなっています。

また、どのように添削されたかが、コメントとして文書の右側に自動で記録されていき、一覧で確認可能です。

コメントには、提案を「承認」「拒否」するボタンが表示され、添削を受けた人が、このボタンを選択することではじめて、提案が実際に反映されます。

よって、添削される前の文章を確認しながら、添削内容を確認し、簡単に反映させていくことができるため、より早く文書を完成させることができます。

コメント機能の活用でもっとスムーズに

提案モードとGoogleドキュメントのコメント機能を組み合わせると、より便利に活用できます。

例えば、提案をした内容に「ここもっとよい言い回しがあると思うのですが、よいアイディアはありますか?」といったコメントを残しておくと、コメント上のやりとりで、効率的な文書作成が可能です。

提案モードの様々な活用シーン

Googleドキュメントの提案モード。ビジネスシーンでは様々な活用が可能です。

・契約書のレビュー
・社内への通知や告知文の作成
・WEB上のお知らせやプレスリリース作成
・会議の議事録や報告書作成
・プレゼン原稿作成

など、働くすべての人に活用できる便利な機能です。

Googleドキュメントでオンライン会議を効率化

いかがでしたか?今回は、Googleドキュメントの提案機能をご紹介しました。

Googleドキュメントの、オンラインでの共同編集機能も使えば、複数人で同時に1つのドキュメントにアクセスし、添削を進めていくということも可能です。

すべてのビジネスパーソンにおすすめしたい、このGoogleドキュメントの提案モード。ぜひ使って見てはいかがでしょうか?