テレワークの普及とともに、これまで利用していたオフィスを解約する企業も少しずつ増加してきているようです。働き方の多様化に合わせ、オフィス形態も多様化し始めているのです。そんな中、にわかに盛り上がっているのが「バーチャルオフィス」です。皆さんも一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。「オフィスを持たない」という選択ができるようになった今、改めてバーチャルオフィスのメリットや選び方を見ていきましょう。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスは、いわゆる「仮想の事務所」のことで、文字通り物理的な場所を持たずに、事務所としての機能だけを活用ができるサービスを指します。テレワークの普及やSaaSなどのクラウドサービスが発展することで、会社に行かなくても業務ができるようになり、オフィス自体の必要性が薄れたことで2006年ごろから普及し始めました。

<バーチャルオフィスの基本的なサービス>

・住所貸し

バーチャルオフィスの基本サービスがこの住所貸しです。物理的なオフィスを借りずに住所を借りることができ、名刺やホームページなどに記載することが可能です。プランなどによっては、法人の本社・支社の住所として登記ができるサービスもあります。

・郵便物の受け取り、転送

仕事をしていると、郵便物がオフィスに届くケースがあります。バーチャルオフィスの場合、利用者は常駐しません。その代わり、基本サービスの中に郵便物の受け取り・保管が含まれています。また、事業者によっては、郵便物の転送プランを用意していることもあります。

・電話・FAX番号の利用、転送

東京であれば「03」から始まる固定電話の番号をレンタルできるサービスもあります。様々な働き方が許容される昨今においても、固定電話の番号が、企業の信頼性を図るひとつのポイントとされています。電話番号をレンタルした場合、かかってきた電話を自前の携帯などに転送してもらえます。秘書サービスなどが附帯している事業者の場合、電話の一時対応までお願いできるサービスもあります。

・会議室利用

バーチャルオフィス を契約すると、会議室も利用できる場合があります。オフィスがないとはいえ、従業員やお客様との商談など、会議室を利用したいケースが発生します。その際に、利用しているバーチャルオフィスに用意されている会議室を一時利用することが可能です。事業者によって、追加の費用発生有無は異なります。

バーチャルオフィスの選び方

テレワークの普及とともに、これまで利用していたオフィスを解約する企業も少しずつ増加してきているようです。働き方の多様化に合わせ、オフィス形態も多様化し始めているのです。そんな中、にわかに盛り上がっているのが「バーチャルオフィス」です。

バーチャルオフィスの基本的なサービスを理解した上で、ここでは目的にあった事業者を選ぶためのポイントをご紹介していきます。バーチャルオフィスはいわゆる「固定費」に当たりますので、しっかりと選定しましょう。

1)信頼感のある住所・所在地か

バーチャルオフィスは、今や様々な場所に存在します。選定をする上で重要なのは、どこに住所を借りられるかということです。土地には、様々なブランドイメージがあります。会社の住所はその企業の信頼にも繋がるといっても過言ではありませんので、しっかりと見極めるようにしましょう。

2)店舗数や拠点数が多いか

利用を検討しているバーチャルオフィスの店舗・拠点数の数も要チェックポイントです。なぜなら、拠点が多ければ多いほど、安定して収益がが出ている事業者であり、廃業などのリスクが少ないためです。また、他拠点展開=人気のある事業者ですので、安定した高品質なサービスも期待できます。
オプションによっては、各拠点の会議室を利用できる場合もあり、地方での営業展開なども容易になります。

3)希望しているサービスがあるか

全章でお伝えしたように、バーチャルオフィスは事業者によってサービスが異なる場合があります。たとえば、郵便物の受け取りサービスはあっても転送サービスがない・転送可能地域が限定されている、会議室利用が有料・無料などの差です。ご自身が希望されているサービスの有無や、金額なども確認しましょう。

4)施設の見学が可能か

意外と盲点なのが、施設見学の可否です。入会前の施設の見学ができない施設はあまりお勧めしません。施設やスタッフに不備がある可能性が高いためです。例えば、設備がかなり古かったり、防犯カメラなどのセキュリティ対策が不十分である場合があります。郵便物を一時的に預けたり、お客様をお通しする場合もありますので、設備やセキュリティ・スタッフを事前に確認ができる事業者を選びましょう。

5)契約前の審査を行なっているか

利用を希望しているバーティルオフィスが、契約前の審査を行なっているかも確認しましょう。「審査がない方が楽」という考え方は決してお勧めできません。審査をしていない場合、極端な例を挙げると、犯罪組織などに住所を貸してしまうなどが考えられます。犯罪収益移転防止法の観点から、事前審査があるバーチャルオフィスの方が安心して住所を借りられるでしょう。

6)解約期間と違約金

バーチャルオフィスを利用する中で「バーチャルオフィスから、実際のオフィスに移転したい」、「別のバーチャルオフィスに移転したい」などの希望が出てくることも考えられます。そのため、バーチャルオフィスを契約する際、解約をする場合のことも視野に入れて検討することをお勧めします。解約申請期間が何ヶ月前か(解約希望月の3ヶ月前が一般的です)、解約時に違約金が発生するかなどを利用規約でチェックしましょう。

まずは複数のバーチャルオフィス事業者をチェックして

今回はバーチャルオフィスの選び方をご紹介しました。テレワークが普及した今、オフィスがなくても仕事ができる時代になりつつあります。オフィスの形態として、バーチャルオフィス も視野に入れてみませんか?
選定をする際は、複数の事業者から資料をもらったり、実際に見学へ行くことを強くお勧めします。まずはいくつかのバーチャルオフィスを比較するところからスタートしましょう。