Googleドキュメントでオンライン会議を効率化する方法

オンライン会議が増えてきている昨今。会議の議事録はどのように取られていますか？オンライン会議でぜひおすすめしたいのが、Googleドキュメントを活用すること。

Googleドキュメントとは、無料のGmailアカウントや企業向けのGoogle Workspaceのアカウントをお持ちの方なら誰でも利用できる、文書作成サービスです。インターネット上にデータを保存するクラウド上のサービスであるため、同じドキュメントに複数人が同時にアクセスして、一緒に編集することができてしまうんです。

これらの利点を生かせば、会議資料の印刷や会議後の「議事録作成」というタスクが不要になり、本来の議論とアクションの実行に集中することができるようになります。

今回は、会議の準備〜会議後のフォローアップまで、Googleドキュメントを使ってどのようにオンライン会議を効率化できるのか、その方法をご紹介します。

オンライン会議の準備をしよう

・Googleドキュメントで議事録を準備しよう

会議の予定が決まったら、Googleドキュメントでアジェンダを含む議事録を準備しましょう。事前に用意されたテンプレートもあるので、それを利用してもよいでしょう。

Googleドキュメントのテンプレートを利用する場合は、まずGoogleドライブにアクセスし、画面左上の[＋新規]ボタンから、[Googleドキュメント]>[テンプレートから]を選択。様々なテンプレートから好みのものを見つけてクリックすると、文書作成画面が開きます。

・作成した議事録を事前に共有しよう

議事録ができたら、会議の参加者に事前に共有しましょう。メールなどでGoogleドキュメントのURLを共有してもいいですし、Googleカレンダーで会議予定を作成している場合には、ドキュメントをそのまま会議予定に添付することも可能です。

対面の会議であれば、紙で資料を印刷することやホワイトボードにアジェンダを書き出す準備が必要となりますが、Googleドキュメントは事前に共有さえしておけば、それらの手間も不要です。

Googleカレンダーの予定に議事録を添付すると、会議の参加者は、会議開始時に会議URLを確認しつつ、簡単に議事録にアクセスできて便利です。

会議中に議事録を仕上げよう

・参加者全員でGoogleドキュメントへアクセスし、画面共有しながら議事を作成

メインとなる書記は決めてもいいのですが、Googleドキュメントは複数人が同時に入力できるのがよいところ。ぜひ会議のはじまりに、参加者全員に議事録へのアクセスを促し、「誰でも議事録に入力してよい」というルールを周知しましょう。

複数人が同時にアクセスすると、メインの書記がうまく聞き取れなかった箇所も他の人がカバーできたり、発言者が「自分が意図していたことと少し違うな」と思った箇所もその場ですぐに修正ができます。このような議事録の取り方をすることで、「認識に齟齬があった」なんて致命的なミスも削減することができます。

また、ドキュメント内のどこを誰が触っているのかも可視化されることと、議事録作成の一部始終を見ることができるので、新人の議事録作成の練習にもよいかもしれませんね。

・議論が混迷してきたら、議事録上の「会議の目的」を画面に表示する

会議をしていると、議論が脱線してしまったり、話が広がりすぎて、本題の結論を出すのに時間がかかってしまうことが起こります。

そんな時におすすめしたいのは、議事録に「会議の目的」もしくは「会議のゴール」を記載しておき、それをさりげなく画面共有で見せること。

会議相手にもよりますが、「議論がいまいちずれているなあ」と気づいても、軌道修正するのは容易なことではありません。そんなとき「あれ、今日の会議の目的はなんだったかなあ」といった具合に、参加者の目に触れるところに目的やゴールを再度表示することで、参加者の意識を本来の議題に戻す手助けになります。

会議運営やファシリテーションに困っている人にもおすすめの方法です。

会議後のフォローアップも議事録内で

・会議終了時には、議事録が完成している！

会議中に複数人が同時に入力していくことで、会議終了時点ではほぼ議事録は完成しています。多少の手直しなどだけして、完了しましょう。議事録はすでに共有済みなので、再送付の作業も不要。「このあと、最後のこの部分だけ更新しておきます！」といったアナウンスだけすると良いでしょう。

・会議後のTODOのフォローアップは議事録内のコメント機能を使おう

会議後、TODOと担当者が決まっている場合には、そのフォローアップにも議事録を活用しましょう。Googleドキュメントには、コメント機能があり、コメント内にメールアドレスを記載することで、コメントがあった旨の通知を相手に送信することができるので、やりとりもスムーズです。

・定例会議の場合は、同じGoogleドキュメントを継続利用するのもおすすめ

部署内やチームの会議などでは、前回の会議の議題から連続した内容になることも多々あります。そんなときは、毎回別の議事録を作るのではなく、1つのGoogleドキュメントを継続して利用するのがおすすめ。

会議前に議事録を展開しなおす必要はありませんし、前回やそれまでの議論の内容を簡単に確認できるので、新人がチームに参加したときや後任への引き継ぎのときにも重宝します。