シリコンバレーの企業が自分のクライアントになったことをキッカケとして、20年前からテレワークをしています。

テレワークをする上で、２つは必ずして欲しい「セキュリティ法」

テレワークをする上で最も重要なことはセキュリティです。世界の誰とでも簡単にコミュニケーションできるということは、それだけリスクが伴います。人類が火の便利さを知ったその日から、放火や不審火に悩まされるのと同じです。新しいことが始まれば、また新しい問題が出てくるものです。

自社他社を問わず、会社の重要なデータが自宅のパソコンから漏れたら大変です。

今は懐かし「Y2K問題」で世界が盛り上がっていた2000年頃、私は外部との仕事をメールやMSNメッセンジャーというのを使って、セキュリティのこともあまり考えずに仕事をしていました。当時はそれでもなんとなく仕事になっていました。しかし、今の時代は小さな会社や個人も狙われる時代です。

・いつの間にか自宅のパソコンが乗っ取られていた。
・銀行のログインデータが盗まれていた。
・個人情報が外部に漏れていて、自分の誕生日に素性のわからない会社から、何に使うのかわからないポイントを1000万円分付与された。

などなど、危険がいっぱいです。

これらを回避するために、『2つのこと』を守ってもらうだけで、セキュリティはかなり強固になります。

【1つ目】：エフセキュアというセキュリティソフトをパソコンにインストールすることです。

【解説】他のセキュリティソフトでも結構ですが、マルウェア、ハッカー、なりすましなどから、自分の情報を守ってもらえて優秀です。セキュリティの専門家に推奨していただいて、私も使用しています。

【２つ目】：Google Workspaceを企業で導入して使うことです。

【解説】どんなファイルでもスムーズに社内共有できる『Google Drive』のセキュリティは世界最高です。セキュリティ監査の企業を含めた産学官が、Google Workspaceの使用を推奨しています。理由はシンプルで、Google Workspaceを使うだけでセキュリティレベルが物凄く高まるからです。メールもGoogle Workspace内のGmailに乗り換えることで、メールサーバー自体がGoogleになり、不要な迷惑メールも届かない、ウィルスが仕込まれたメールも遮断してくれます。

「クラウドはセキュリティ面が不安だ」というのは、10年前の話で、今は専門家がGoogleのクラウドを使うのが一番安全だと言い切っています。

細かな2段階認証やパスワードの作り方などは割愛しますが、この２つを実践するだけで安心して業務を遂行できるようになります。

仕事がデキるテレワーカーがしてる、3つのこと

たった、3つです。というか、やる気が出る環境を整えるのが一番大事なのです。テレワークをするのはロボットでもアンドロイドでもなく人間なのですから。

【1つ目】：デスク環境です。

【解説】自分自身が長時間作業しても疲れない机の高さを調べ、その高さに合わせることが重要です。私の場合は、A3サイズのよくある鉄のラックを組み立て、高さを調節してデスクにしていました。総額で1万円でお釣りがきます。パソコン業務をする上で、場所も取らず快適でした。

デスク環境では椅子も重要です、ここはパフォーマンスの向上とモチベーションを保つためにケチらない方が自身の健康上と精神的に良いです。いろいろ座ってみた結果、コストパフォーマンスを考えるとイトーキの高機能チェアに辿り着きました。それを中古で購入。立派なデスク用の椅子が安く手に入ります。

仕事をするにあたり、腰や背中がや首に負担があると、話しになりません。

【2つ目】：モニターです。

【解説】先程のA3サイズの鉄のラックでは難しいですが、モニターが1枚増えるだけで、デスクワークの効率が40％向上するという統計データもあります。1万円くらいで購入できます。

ただ、モニターの増やし方にはコツがあり、ポイントはモニター毎に役割を分けるということです。メインのモニターは作業用、サブのモニターは確認用とチャット用という具合です。モニターが3枚の場合は、作業用、確認用、チャット用を分けると目を動かすだけで、やりたい作業に移れるので、ウィンドウの切り替え操作は圧倒的に減ります。集中力が無理なく続きます。

【３つ目】：マインドマップを使うことを推奨したいです。

私はアホな人から「アホ」と言われるほど、アホだったのも昔。デスクワークにマインドマップを活かすようになって、急に賢くなりました。圧倒的なスピードで仕事が出来るようになるので、余った時間で明日や明後日の仕事をするか、音楽聴きながらほうじ茶を飲んでいます。

マインドマップを使うには、「マインドマイスター」というクラウドツールをお勧めします。仕事の準備の全てに使えると思います。

〈企画の準備〉、〈文章の構成〉、〈アイデア出し〉、〈スライド資料を作る前の準備〉、〈会議の準備〉など、仕事に取り掛かろうとするとき、完全に設計図が揃っていたら、後は手を動かすだけなのでスムーズに仕事が進みます。すでにレールができているので、あとは進むだけです。

ロシア・バレエ団の団長ディアギレフの名言に、「鉄砲の弾丸が速く遠くへ飛ぶのは、行き先が決まってるからだ」というのがありますが、つまりそういうことです。

その設計図を作る準備の部分をマインドマイスターで作成します。詳しい操作方法などは割愛しますが、マップは放射線状に作ると、どこに何の項目があるか分からなくなるので、全て右側にまとめて、上から読めば理解できるようにするだけで、ビジネスで使えるマインドマップの出来上がりです。ぜひ活用していただきたいです。

面倒だけれど、わからない人には教えます。

自分も相手も気持ちよく

オフィスに集まっていた時は、コミュニケーションも気軽にできるので、仕事がやりやすかったと思います。「テレワークだと実現できないかな？」というと、そうではありません。

ビデオ会議ができるサービスはたくさんあります、顔を合わせて話がしたい時は「ちょっと10分ビデオ会議で相談したいことがあるんだけど、いついける？」と言いましょう。

それでかなりのことがスムーズに解決します。ビデオじゃなくてもクリック一つで仲間との音声通話グループに入れるツールもあります。

また、離れていても相手のことを思いやることはできます。「あの作業急ぎだったから大変だったんじゃないかな？お疲れ様！助かったよ！」チャットでも電話でもビデオ会議でも、ビデオの録画でも構いません。お互いの感謝の気持ちを伝え合うことなど、頻繁にメッセージを伝えることは、とても素敵なことだと思います。

頑張る必要は無いかもですが、思ったことは素直に伝えていきましょう。テレワークであろうがなかろうが、相手への気遣いができる人が、デキる人です。国内・海外問わず。