こんにちは!編集部員のアッキーです!

みなさん、スケジュールやタスクの管理はどのようにされていますか?
この記事では、ITツールとリアルに書き留める手帳を駆使した使いこなし術についてご紹介していきます。

ITツールはGoogleカレンダーrをご紹介しますが、ちょっとしたルールを作っておくことで、予定を入れる際、または確認する際に便利かつ効率がアップします。

カレンダーの共有方法など、活用術とともにご覧ください。

1.Googleカレンダーと手帳の二刀流

ITツールとリアルに書き込みができる手帳、どちらにもメリット・デメリットがあるのでMyルールがないまま使っていると「あれ!?どこに書いていたっけ?」と、混乱することが出てきます…

色々やってみた結果これ!という活用方法がこちらです!

<使い分けルール>
◆Googleカレンダー
→メインスケジュール管理(ウィークリー表示)
 日程調整、定例予定、個人予定ともにスケジュール自体はGoogleカレンダーへ入力する

主にGoogleカレンダーでは「何月何日の何時から何時まで何の予定が入っているのか?」という詳細の予定を管理します。

◆手帳
→日々のタスク管理&目標管理
 週間予定に対していつまでに何を完了しておくかというタスク管理と進捗管理
 月・週ごとの目標管理と意識付け

手帳では、なぐり書きできるメリットがあるので、Googleカレンダーを見ながら「その予定までに何が必要なのか」「今週はどんな作業を進めておく必要があるのか?」「プロジェクトごとの進捗に合わせて今週は何をするのか?」を、タスクベースで日々の作業へと落とし込んでいきます。

手帳は開きっぱなしにしておくのがベストで、その日のタスクについては、設定しているタスクが完了しているかどうかの振り返りを日々行っていきます。

年始には今年どうやって過ごすのか?
月初には今月どうやって過ごすのか?
週頭には今週どうやって過ごすのか?

を、手帳に記し、意志を立てていきます。

不思議なもので、キーボードを打っているより手書きするほうが突拍子もないアイデアが出たり、関連するタスクを思い描けたりするので重宝しています。

2.Googleカレンダーへの予定入力ルール

次にメインで予定を入力するGoogleカレンダーへの入力ルールを決めておくと、どんな予定であるか一目瞭然です。

<入力ルール>
◆その予定が「外出する予定なのか」「オンラインでの予定なのか」をひと目で分かるように入力しておく
・外出予定=【訪問】◯◯株式会社 ◯◯様@銀座

①隅付き括弧の中に「訪問」と入力してから相手のお名前を入力する

②訪問先の地域は予定に「@銀座」とざっくり入力し、住所はカレンダー詳細の「場所を追加」へ入力しておく
→地図アプリと連携

③訪問予定の前後は1時間ずつ「移動」という予定を入れてキープしておく
→移動距離によって30分ずつに変更するなど工夫する

・オンライン予定=【LIVE】◯◯株式会社 ◯◯様@Zoom

①隅付き括弧の中に「LIVE」と入力してから相手のお名前を入力する

②相手と何でミーティングするか、「@Zoom」などツールの名称を入力しておく
→MeetやWhereby、ChatworkLIVEなど、相手や環境によって事前に決めておくとスムーズ

③事前にZoom等のルームURLが発行・共有されている場合はカレンダー詳細のメモ欄に情報を貼り付けておく

3.予定の相手とGoogleカレンダーを共有する方法

相手がGoogleカレンダーを使っている場合は、どちらか一方が予定を入力して共有することで同じ予定をカレンダーに表示させることが可能です。

例えば、2月10日 13:00-14:00に取引先の担当者さんとホームページの制作打ち合わせを行うとします。

カレンダーへ予定を入力し、共有したい相手のGmailを「ゲスト」欄へ入力して招待します。

相手のGmailにお知らせが届き「承諾」されたら相手と予定共有完了です!

ちなみに、時間を変更したり詳細情報を編集した場合も相手に共有することが出来ます。
また、その変更を相手に通知したくない場合は「通知しないで共有する」ことが可能です。

4.自分のGoogleカレンダーを全て共有する方法

最後に、Googleカレンダーの共有方法をもう一つご説明します!

例えば、自分のスケジュールを全てアシスタントさんや右腕さんに共有したいとします。
そんなときは、一つひとつのスケジュールごとに共有をするのではなく、自分のカレンダーそのものを相手に共有する方が手っ取り早いですよね。

相手にどれくらい開示したいかによって権限付与の範囲を変えることが出来るので、詳細全てまでは見せたくない!という相手にも安心して共有することも可能です。

自分のカレンダーから「設定と共有」をクリックします。

「特定のユーザーとの共有」から「+ユーザーを追加」ボタンをクリックして相手のGmailを入力します。

権限は、開示範囲が狭い順に…

予定の表示(時間枠のみ、詳細は非表示)
予定の表示(すべての予定の詳細)

と、なります。
全開示するか、時間枠だけ共有するかを選ぶことが出来ますので相手によって設定するといいですね!

いかがでしたでしょうか。
Googleカレンダーは使える機能がたくさんあるのでぜひ活用してみてください。