こんにちは！編集部員のアッキーです！

オンラインでの打ち合わせに必須なのが「日程調整」ですね。
みなさんは、日程を調整するときの方法を工夫されていたりしますか？

テレワーカーというい働き方がどんどん普及するこれからの時代、頻繁に発生する打ち合わせの日程調整をいかに効率的に行うか？

また、それがどれだけ相手にとっても心地よいものであるか？
突き詰めてみましょう！

お仕事のスタイルによってご自分に合ったやり方を見出しましょう。

1.日程調整は常に自分から！◯◯を活かした提案方法

打ち合わせ日程を調整するには、先手必勝です！
正直、打ち合わせ日程を提案するという行為はちょっと面倒くさいものですよね！？

きっと日程調整をするお相手も、そう思われている可能性は高いでしょうね。
「複数日程を提案するって面倒くさいなー」って。

そこで！
ビジネスを円滑に行っていくことも念頭に、相手も自分も心地よい日程調整提案を行えたら今後の関係性もスムーズに運ぶのではないでしょうか。

さらに！
イチから日程調整するよりはいくばくか簡単な方法で打ち合わせ日を決めていきませんか？

オススメは…こちらです！

①日程調整提案文面のテンプレート化しておくこと
②スケジュール予約枠を決めておくこと
③提案日程は複数日提案すること

2.日程調整を提案するときのお決まりテンプレートとは？

では、それぞれの工夫をみていきましょう。

日程を提案するときに「この文章、いつも書いている…」って思ったりしませんか？
大概の場合、パターン化してきますよね。

テンプレートを用意してコピペするだけでもかなり効率がアップします！
メモアプリなどを活用してテンプレ置き場を設けておくと便利です。

日程調整テンプレート

下記日程ではご都合いかがでしょうか？
●月●日（月）hh:mm-hh:mm
●月●日（月）hh:mm-hh:mm
●月●日（月）hh:mm-hh:mm
ご確認よろしくお願いいたします。

さらに、日時が決定したあとのテンプレートも同時に用意しておくことでさらに効率をアップすることができます。

早速ご調整をいただきありがとうございます！
それでは、●月●日（月）hh:mm-hh:mmにてどうぞよろしくお願いいたします。
当日は、下記URLよりミーティングルームへご入室ください。
URL
お話できますことを楽しみにいたしております。

もちろん、ケース・バイ・ケースで文面を付加したり省いたり調整をしてメッセージを送りましょう。

3.提案する時間枠はMyルールを採用！

次に、実際提案する日程はどのように決めているかです。
空いている日時をピックアップするのは当然のことながら、曜日や時間帯、現時点から何日後以降の日程をピックアップするのかなど…

打ち合わせ内容や自分の仕事のスタイル、準備の加減など、Myルールを持っておくと迷うことが少なくなり無駄に悩む時間を省くことができます。

例えば…

◆定例会議やイベント枠を事前に確保して候補日にならないようにキープしておく
◆打ち合わせスタート時間を「13:00〜」「14:00〜」「16:00〜」など打ち合わせ枠としてキープしておく
◆午前中に打ち合わせを入れない
◆打ち合わせ日程のピックアップは現時点から1週間後以降で調整する
◆日・祝に打ち合わせを入れない
◆基本的に打ち合わせに要する時間は60分で調整する
◆1日の打ち合わせ本数を3本までと決める
◆18時以降に打ち合わせを入れない
◆打ち合わせ内容を想定して優先順位付けしたうえで提案する

などなど。

日々の業務を無理なく行うためにもMyルールをつくって採用していきましょう。

4.調整する相手や人数によってもうひと工夫！

最後に、調整する提案日程は複数日提案することです。

ここでは調整相手が１人（２者間）との調整なのか、複数人での調整なのかで提案する日程数を変えてピックアップすることをオススメします。

単純に２人の予定をあわせるのか、複数人であわせるのかでは調整できる確立が違うからです。

通常２人での調整であれば…提案日は３日程
複数人での調整であれば…提案日は５日程〜

そして、２人での調整であればテンプレートを使って３日程の日時を記載すれば良いですが、複数人での調整になれば「調整さん」などの日程調整ツールを活用してオンライン上で「◯・✕・△」を入力してもらうという方法も有効ですね。

そして、調整をしているなかでの最大の注意点は…
【調整中の日程も「仮」予定としてカレンダーに入力しておくこと】です。

いくらスムーズに調整が進んでいても、並行して調整する日時がすでにブッキングしているなんてことがあれば、その時点で予定が重ならないかハラハラドキドキしますよね。

お相手との関係性にもよるとは思いますが、一発でバッチリ確定させるためにも、仮予定さえも管理できるようにしておきましょう。

いかがでしたでしょうか。
日程調整チップスについてはぜひあなたが工夫されているアイデアも共有ください。

自分では思いつかなかった策を試しながらアップデートしていけたらいいですね！