こんにちは！編集部員のアッキーです！

遠隔で仕事を進めるうえでテレワーカーに必要なアイテムは？と聞くと何を思い浮かべますか？
会社に行かないと…とか、お家に戻らないと…と、場所や環境に依存したままではテレワークを継続して実践することは難しいですよね。

そんなときに活躍するのが「Google Workspace」です。

Google Workspaceとは、Googleが提供するビジネス利用できるアプリの集合体です！
いわゆるMicrosoft製のオフィス「Word」や「Excel」などと同じような機能を備えたオンライン上で利用できるスグレモノツールなのです。

では、それらをどんな風にテレワークで活用していくのか紐解いていきましょう！

1.カレンダー・Gmail・各種データ作成＆保管…万能な「Google Workspace」

今回ご紹介するのは、Google Workspaceというビジネス版のGoogleです。

もう既にGmailやGoogleカレンダーをお使いの方も多いのではないでしょうか。
無料でここまで普及、活用されているツールであること事態が革新的ですよね。

一つ言えることは、企業同士やビジネスでの利用が頻繁に行われる際の活用については、ぜひビジネス版である有料プランを利用することが安全です。

なぜならば、無償版のGoogleには安全装置がついていないのと同等と言われる事が多いのです。
もし万が一作成していたスプレッドシートやドキュメントが消えてなくなっていても、「無償版なので仕方ないですね」と言われてしまうのがオチ。
セキュリティ面で安心して利用できる有料版を活用しましょう！

2.実際にテレワークで必要なGoogleアプリは？

テレワークで必須になるのはこの３つのアプリ！
すべてGoogleWorkspaceに内蔵されています。

離れていてもデータのやり取りがスムーズで、権限付与が厳密にできることで安全性が確保されています。
ぜひチェックしてみてください！

①Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライド

一番頻度高く作成したり共有する、いわゆるオフィス系の「Excel」「Word」「PowerPoint」のGoogle版となる各シート。
オフィスとほぼ同等の機能が使えるほか、クラウドツールならではの共有方法があります。

それは、各シートのURLを渡すことでそのシートへの入口を共有したことになります。
権限の付与についても細かく設定することができ、閲覧権限のみや編集権限付与、スプレッドシートにおいてはセルごとの権限設定までできてしまうのです。

これにより、複数のデータを取りまとめるなんて無駄が省かれることや、一つのシートで何人もの人が同時に編集することができ、集計業務や会議の議事録作成などこれまで時系列だったやり取りを並行して進められるようになります。

また、データの受け渡しが簡単になり、保存という概念がないため編集したその時点で最新版を遠隔でタイムリーに共有できるというメリットがあります。

②Google ドライブ

フォルダ管理ももちろんクラウドで！
自宅はもちろん、カフェや外出先でも同じ環境でデータを確認することができるのがクラウドツールの最大のメリットです。

そこで登場！Googleドライブ。
フォルダ管理が劇的に進化します。

もうローカルにデータを置いておく必要も意味もなくなるのではないでしょうかというくらい。
パソコンはもちろん、スマホやタブレットでもアプリをダウンロードしておけば本当に”いつでもどこでも”の環境が整います！

③Googleカレンダー

スケジュール管理は手帳で！
と、手書きを好まれる方も大変多くいらっしゃるでしょう。

しかし、こんなときは一度試してみてください。
仕事相手にカレンダーの予定に招待することでリマインドや抜け漏れ防止になることとともに、そのままオンライン会議をセッティングしたり、外での待ち合わせであればMapを共有することにもなり大変合理的です！

チームや組織でカレンダー共有をする際は、スケジュールを入れる際の簡単な入力ルールや定例会議のキープなど、工夫することで日程調整いらずでスムーズな意思決定ができますよ！

3.ところでクラウドツールって安全なの？？

様々な機能を使えていつでもどこでもそのデータを利用できる便利ツールだけど、そもそも安全性ってどうなの？と思われる方も多いのではないでしょうか。

スマホやタブレットにアプリをダウンロードすれば、スプレッドシート・ドキュメント・スライドをすぐ編集していつでも最新版を持ち歩くことだってできます。

「いつでも」「どこでも」見れたり編集できたりするなんて、セキュリティはどうなってるんだろう？って思いがちなのですが、Googleへのログインには2段階認証が必要ですし、各アプリは編集権限や閲覧権限を付与しない限り誰かに共有されることは有りません。

ということは、パソコンそのものに保存したデータや、USBに保管したデータを物理的に持ち歩くという概念がなくなります。

パソコンやUSBの紛失によって情報漏洩につながってしまうという事件は、ここ最近でも某有名企業で起こっていたりして逆に危険なんですよね。

クラウドツールを正しく理解することでビジネスで有効に活用していきたいものですね。

今回は、クラウドツールを代表するGoogle Workspaceについてご紹介しました。

最後にぜひお伝えしたいのは、Google＝検索！
これについてです。

「ググって〜！」＝Googleで検索して〜！ってお馴染みになったキーワードですが、Googleは検索に非常に強いツールです。

いくら便利でも検索ができなかったり、時間がかかったり、キーワード検索の精度が悪いとそれだけでイライラしちゃうもの。

いかにサクサク動くかという動作についてもツール選びの基準にしていきたいものですね。